七大项目成本、预算管理工具盘点

Blackline在2019年的一项调查发现，近70%的全球商业领导和财务专家依据的是过时或错误的财务数据来做出重要决策。而项目预算管理工具能够通过自动化地收集和分析数据，为你提供更准确的报告，帮你避免落入这种陷阱。

七大项目预算管理工具

使用合适的企业预算软件，可以让有效的预算管理变得更加简单。这类工具能够帮助从以往的项目中提取并分析关键信息，协助经理评估员工的技能，确保资源的最优使用，能够即时做出合理的决策，并且有效地应对预算的调整。

以下是我们列出的市场上排名前 7 名的管理预算软件解决方案：

• Worktile
• Smartsheet
• QuickBooks
• SAP
• Anaplan
• Wrike
• Toggl Track

1.Worktile

Worktile 是国内较为全面的项目管理软件，它整合了项目全流程的管理能力。 支持私有部署、定制开发等；其知名客户包括金山、人民网、小米、中铁等。

Worktile 能够满足项目和任务管理、合同管理、收入、支出、项目文档报表、工时管理、多项目管理、团队资源管理等需求。

2.Smartsheet

Smartsheet是一个海外的工作管理平台，提供基础的项目预算管理功能和其他项目执行特性。该工具因其用户友好的界面和协作特性而受到好评。

主要功能包括：

• 内置的时间追踪
• 动态的资源规划和团队调度
• 提供项目预算模板的费用管理
• 数据可视化和图表制作

G2上的用户评价说Smartsheet是一个适合小型企业的很好的项目管理工具，但在扩展方面可能会遇到挑战。尽管Smartsheet适合需要基本预算洞察的代理使用，但它缺少一些高级功能，比如对代理重要指标（如利润和收入）的财务预测。寻求随业务扩展而增强工具功能的公司可能需要考虑更全面的解决方案。

3.QuickBooks

QuickBooks 是一个旨在为小型企业提供会计支持的项目预算软件。它包含一系列功能，帮助财务团队减少重复性任务的时间消耗。

主要功能包括：

• 自动与银行账户连接，进行交易处理
• 可自定义的专业发票生成
• 能够追踪支出和收入的智能控制面板
• 在云端访问实时财务数据

QuickBooks 是适合那些希望在项目预算流程中简化会计工作的小型企业的理想选择。但是，如果需要更深入管理项目计划和生产报告的工具，可能需要考虑功能更全面的选项。

4.SA

SAP 商业解决方案提供了一系列的平台，支持业务资源规划、客户关系管理、人力资本管理、物流和商业网络等领域。SAP 旨在帮助企业控制成本并促进未来增长，提供三种财务管理解决方案：SAP Analytics Cloud、SAP S/4HANA Cloud 以及 SAP 利润与绩效管理

主要功能包括：

• 自动化会计工作流程
• 财务规划和深入数据分析
• 实时现金管理洞察力
• 通过场景规划进行预测分析

虽然SAP是一个适合各种商务运营管理的强大平台，但它的实施成本高昂，而且升级及维护也需要花费不少。同时，因为SAP提供了许多可以单独或集成使用的解决方案，这可能会让做决策的过程变得复杂和漫长。

5.Anaplan

Anaplan是一个支持包括消费品、金融和商业服务、制造、零售以及技术和媒体等多个行业的战略、财务和运营规划平台。

主要功能有：

• 互动式的仪表板和关键绩效指标
• 高级的业务场景建模
• 统一的数据收集和分析
• 自动通知简化协作

Anaplan因其强大的情境规划和预算功能受到G2上用户的赞赏，但也有人指出它的高价格、实施难度以及学习曲线较陡。另外，还有用户反映当平台处理大量数据时，可能会出现性能下降，如加载缓慢的问题。

6.Wrike

Wrike是一个协作项目管理平台，包含任务管理、资源管理以及基础的费用管理和报告功能。Capterra上的用户表扬Wrike帮助跨功能团队在同一个平台上达成目标。

主要功能包括：

• 利用看板板展示项目进度
• 团队工作量优化和资源规划
• 关键项目洞察和实时报告
• 与生产力和工作流工具集成

虽然Wrike对于团队协作和项目管理是一个不错的选择，但管理者可能会注意到，像代理利用率洞察、利润预测以及各个业务单元的收入和盈利能力等更高级的财务管理功能还有改进的空间。

7.Toggl Track

Toggl Track是一个以时间跟踪为核心的在线项目管理软件。对Toggl Track给出正面评价的用户主要是因为它跟踪工时和获取与时间相关报告的便捷性。

主要功能包括：

• 本地时间跟踪和简化计费
• 项目绩效和盈利能力跟踪
• 准备好的客户报告和数据可视化

总之，Toggl Track是一个简洁的项目管理预算软件，特别适合需要时间跟踪功能的小团队。然而，对于那些寻找更强大的财务预测和报告功能的前瞻性代理机构和大型公司来说，投资于一个功能更全面的解决方案可能是更佳的选择。

在机构中使用专业预算管理工具的好处

使用代理机构中的专业预算管理工具带来了很多好处。首先，这些工具能够实时提供报告，根据项目中的每一个小活动提供洞察，这大大减少了更新众多报告的时间和努力，并且几乎消除了人为错误的可能性。

使用预算软件来管理报告还能增强团队合作，轻松分享相关数据并让每个人及时了解变化。这对客户也很有用，因为他们可以轻松查看项目预算和进度，或者一键导出和转发项目报告。

总的来说，项目预算管理工具通过及时提供必要信息、改善沟通和优化代理项目管理，帮助削减成本，从而推动业务整体增长。

关于选择最佳预算管理工具，虽然具体选择将依赖于你的代理机构、行业和项目类型，但所有软件都应该致力于满足一些基本需求，包括为不同类型的代理提供定制和可扩展性、完善的预算和报告功能、简洁的用户界面和简化的入门过程，以及确保安全性和数据保护。

如何确保你选择的工具拥有以上所有功能呢？可以是查看G2或Capterra等著名网站的用户评论。另一个方式是关注供应商的活跃度，比如通过他们的新闻通讯、产品更新或社交媒体帖子。这将帮助你了解他们的客户服务质量，并判断这个软件是否能够随着你的组织逐步成长。

常见问题

项目预算制定包括哪三种工具和技巧？

在项目预算制定过程中，可以使用多种技巧，但主要分为三大类：

基于方法的预算制定：这类技巧根据项目经理制定预算计划时采用的具体方法而有所不同。有两种主要方法：

自上而下预算制定：通常在项目启动阶段使用。项目经理会从整个项目的大框架着手，估算预算。

自下而上预算制定：在项目规划阶段使用，涉及将项目分解成最小单元（通常是任务），然后为每个小单元计算成本。

基于历史的预算制定：这类技巧利用过去项目的历史数据和经验。包括类比估算和参数估算两种形式：

类比估算：关注过去项目与当前项目之间的相似之处和不同之处。

参数估算：分析过去项目中常见数据元素之间的统计关系。

基于情景的预算制定：包括三点估算和挣值分析两种技巧，这些技巧考虑项目执行期间的预测或实际预算情况。

三点估算：考虑最坏情况、最好情况和最有可能情况的预算，从而确定一个加权平均预算。

挣值分析：对比计划中的项目成本和实际成本，帮助管理者确保项目按计划进展，并在需要时采取措施调整。

如何管理项目中的预算？

项目预算管理涉及几个阶段。一开始，项目经理需要结合项目的交付成果和时间安排来设定预算，这通常需要与客户共同完成。制定预算计划时，会先用自上而下的方法概括整个项目的范围，然后通过自下而上的方法细化，计算出各个小部分的成本。

接下来，需要通过跟踪开销并考虑任何内外部的变化来管理预算——这可能涉及与客户进行额外的交流，以及需要重新调整预算，不管是为了获取额外资金还是确保项目不超支。

另一个预算管理方面是处理项目的开票和发票生成，这可能是项目经理的工作负担之一。使用预算管理软件可以大大简化这一行政任务，因为它能自动从项目中提取数据。在项目结束时，预算管理还包括对数据进行分析，以了解项目对整个代理机构的策略和财务状况的影响。

什么是预算管理工具？

预算管理工具是支持项目顺利完成的管理解决方案，提供各种预算相关功能。这些工具能帮助管理者制定项目预算计划，预测可能的情况以避免或减少超支，并收集关键绩效指标来优化未来项目的进展。

一款优秀的项目预算软件解决方案应具备的特点包括：能够灵活创建预算，适应项目的类型（比如一次性项目或重复项目；固定价格、计时收费或混合类型；单一阶段或多阶段项目），简化开票流程以节省时间，提供实时更新以便持续管理并考虑项目中的所有活动，以及提供关键数据指标，如代理机构收入、利用率和利润率，及进行财务预测。