资源管理指南：流程、常用工具和技术

企业的大多项目都需要通过资源管理的过程来管理不同类型的资源，以实现正向的投入产出。

一、什么是资源管理？

资源管理是一个计划、安排和分配资源以完成项目的过程。通常，项目经理会负责资源管理过程，但也可能有其他领导人承担这个责任。为了做到这一点，他们需要使用资源管理工具和技术，如研发项目管理工具PingCode、Worktile、Jira等。

二、为什么资源管理重要？

资源管理是许多学科如项目管理、项目组合管理和业务管理的重要过程。以下是它在各个领域中的作用。

项目管理中的资源管理

在管理项目时，资源管理非常重要。因为在项目生命周期的启动和规划阶段，确定你的资源需求很重要，这样你就能估算成本并创建项目预算。然后，确保在正确的时间安排正确的资源，这样你的项目计划才能按时完成。

项目组合管理中的资源管理

对于项目组合管理来说，资源管理比管理单个项目更重要。原因是项目经理、组合经理和项目管理办公室 (PMO) 需要确保他们战略性地分配资源以同时管理多个项目。例如，他们可以通过跨项目使用相同的资源来最大限度地降低成本。

业务管理中的资源管理

您管理业务资源的方式极大地影响了其运作和发展的能力，有时候甚至超越了项目管理产生的价值。有效地管理资源会给你的业务带来诸多好处，比如帮助你降低成本，简化你的运营规划，最大化你的利润。

三、项目资源类型

项目资源可以简单地定义为执行项目任务所需的任何东西，包括执行工作的人员。比如：

• 时间
• 原材料
• 人力资源
• 机器和设备
• 财务资源
• 信息和数据

四、资源管理流程

如上所述，资源管理是一个持续的过程，从项目规划阶段开始，一直持续到项目结束。这也是资源管理生命周期，它由四个阶段组成，项目经理应该理解这些阶段以正确管理项目资源。

• 资源分析：衡量你当前的资源可用性的过程，以确定执行项目或行动计划所缺少的资源。
• 资源规划：资源计划解释了你的项目资源需求是什么，以及如何满足这些需求。更重要的是，它指导团队在资源管理方面的工作，因此它应包括一些信息，比如一般指南，对你的项目资源的描述，它们的数量以及何时需要它们。
• 资源调度：然后你需要确保这些资源随时可用。为此，你只需要将你的资源调度与你的整体项目调度对齐，并有一个可靠的供应链。
• 资源分配：资源分配是一个持续的过程，简单地定义为在正确的时间选择正确的资源来完成项目任务。例如，创建资源调度时需要优先考虑的关键任务。
• 资源跟踪：你需要跟踪你的团队的表现。使用时间表、工作量图表和其他资源管理工具来跟踪你的团队成员的工作。

大多数项目经理使用资源管理软件来帮助他们在资源管理过程的各个阶段之间进行转换。

五、常见的资源管理软件

资源管理软件具有诸如仪表盘、甘特图、时间表和工作量图表等工具，用于跟踪资源的可用性、利用率、分配情况和资源追踪。

1. PingCode ：研发项目管理工具，主要用于软硬件研发、IT项目等资源管理。2021年入选36氪项目管理软件金榜-研发项目管理榜单 前二；适用于十几人到千人规模的的团队。知名客户包括小红书、商汤科技等；支持私有部署、麒麟鲲鹏等国产系统。【官方地址：https://sc.pingcode.com/lhb05】

2. Worktile  ：是国内市场占有率较高的项目管理软件之一。被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。并且有许多知名客户，比如百度、招商银行、小米、旷世等等。【官方地址：https://sc.pingcode.com/v57ep】

3.Asana：在全球也算是知名的项目管理软件，从用户数量来看，Asana绝对是一款相当受欢迎的工作管理和协作平台。并且它曾经被《财富》杂志评为优异工作软件之一，并且有许多知名的客户，如NASA, Uber, Spotify等。【官方地址：Asana.com】

4.Jira：全球较早的软件研发过程管理工具之一，被广泛应用于缺陷跟踪、客户服务、需求收集、流程审批、任务跟踪、项目跟踪和敏捷管理等工作领域。但近些年对国内用户的政策并不友好，特别是停售 Server 版，一定程度意味着对国内中小企业禁售。【官方地址：Atalassian.com】

更多资源管理工具可查看《项目管理》

六、资源管理技术

项目经理实施以下资源管理技术，以预测、规划、分配、平衡和优化项目执行过程中的资源。

1.资源预测

项目经理必须尽力估算出项目所需的资源以及这些资源需求如何与组织的当前计划相匹配。为此，你必须定义你的项目范围，以识别所有的项目任务及其所需的资源。

2.资源分配

资源分配是评估可用资源、产能、资源计划和需要完成的任务，核心是找出拥有最相关技能的团队成员，并确保他们在需要的时候拥有所有的项目资源。

3.资源平衡

资源平衡是重新分配项目团队的工作，以解决资源过度分配或调度问题的过程。通过深入理解你的团队成员可以提供什么，你可以根据他们的能力分配任务，以最大限度地提高资源效率。

4.资源利用

仔细的资源规划和资源跟踪同样重要。项目经理需要跟踪资源利用，以发现任何没有被有效利用的资源。然后他们可以简单地重新分配这些资源，或对资源管理计划进行更改。

5.资源平滑

资源平滑就是简单地延迟非关键任务，以便准时完成项目并使用可用资源。这是通过使用每个任务的松弛或浮动时间来延迟它们，而不影响关键路径。通过延迟非关键任务，你可以移动你的资源以完成关键路径任务，并返回到最不重要的活动。

七、项目管理工具如何帮助资源管理

资源管理是为了管理你的项目中的资源而开发的，这需要对资源可用性、工作负载等有清晰的了解。一些项目管理软件可以为你提供实时数据，帮助你在管理资源时做出更有洞察力的决策。

使用交互式甘特图规划资源

项目管理软件中的甘特图项目视图可以安排资源和成本与任务。一旦你设置了一个基线，你也可以查看你的整体项目的计划与实际进度，以便提前发现如果有资源问题。进度条告诉你根据计划的努力，一个特定任务的进度如何。如果你没有达到你的基线，重新分配你的资源以保持在正确的轨道上。（以项目管理软件PingCode为例）

管理工作负载并保持团队的生产力

你的团队是你最宝贵的资源。你可以设置你的团队的可用性、工作日、节假日和休假，无论他们在哪里工作。一旦他们开始工作，你不想让他们感到疲惫或闲置。我们的色彩编码的工作负载页面让你一眼就能看出你的团队成员是被过度分配还是被低分配。平衡的工作负载可以使团队更有生产力，更快乐——而快乐的团队更有生产力。

用实时仪表板和报告跟踪你的资源

你已经计划好了你的资源管理，但当你执行项目时，你必须监控这些资源。如果你不关注你是如何使用资源的，你可能会超预算或错过截止日期。我们的实时项目仪表板自动收集实时数据，并以丰富多彩的图表显示，绘制了六个项目指标。只需一键，你就可以生成报告，深入研究工作负载、时间、成本等更多内容。所有报告都可以根据你认为合适的方式进行过滤和分享给利益相关者。

专业的软件可以帮助你计划、管理和报告项目资源。你可以分配和追踪资源成本，查看你的团队的可用性以进行任务分配，并用仪表板监控所有事情，这些仪表板就像即时状态报告一样。你可以在一个地方得到你需要管理资源的所有东西。

当你在一个项目上管理资源时，你需要同时处理很多事情，这个过程可能会变得复杂和混乱。然而，有了正确的在线工具，你能够以极大的控制力和准确性来计划、监控和报告你的资源。