任务管理：定义、技巧和工具

什么是任务？

在项目管理方面，任务是要在确定的时间段内或在指定的期限内执行的活动，以便朝着共同的组织目标的方向前进。

如果您愿意，可以将此任务分解为较小的任务或分配，这些任务必须在截止日期的规定时间内完成。 所有这些较小的分配可以稍后组合在一起以创建依赖关系。

任务的状态可以通过以下状态之一来识别：

• 各就各位
• 分配
• 终止
• 过期
• 已转发
• 开始
• 完成
• 验证
• 已暂停
• 失败 
• 完成

什么是任务管理？

任务管理是从开始到结束在各个开发阶段监控项目任务的过程。 任务管理是项目管理中最完整的过程之一。 任务管理不仅仅是创建待办事项列表。 它还涉及其他各种事情，例如从头到尾跟踪任务，将任务分配给团队成员，并设置截止日期以确保最终按时完成项目。 这意味着一次管理许多事情，例如时间、预算、范围、资源等。 

任务管理与项目管理：

有些人容易混淆任务管理和项目管理。 他们认为前者和后者是同一事物，但术语不同。 好吧，那不是真的。 项目管理是一个更广泛的概念，包括任务管理。 

要了解这两个概念之间的区别，首先要了解项目和任务之间的区别。 任务是应该完成的单个工作单元。 这些任务的一部分共同构成了一个项目。 项目是一个更广泛的术语，它具有某些里程碑和要完成的可交付成果。 一个项目也经常需要多人参与。 

例如，您在个人待办事项列表中添加“构建新项目”。 嗯，那肯定不是一天就能完成的。 你将要做的是将项目分解成更小的块或任务，然后每天一步一步地向前推进。 此外，您将无法独自完成整个项目。 您将需要一个由许多人组成的公司，这些人在不同领域拥有更多的知识和经验。 

因此，简单来说，项目是需要完成的更广泛的图景，而任务是为了完成大图而需要完成的活动。 

谈到项目管理和任务管理，这两个概念之间的主要区别在于，前者涉及在更大范围内管理整个团队和利益相关者的工作，而后者涉及在较小范围内管理个人工作或活动。 

现在，什么是任务管理软件？

任务管理软件是一种工具或软件，可帮助您在单个平台上创建待办事项列表和各种其他笔记。 将任务管理软件视为便签的升级版本。 任务管理解决方案可帮助您规划任务并有效管理它们。 这样的解决方案可帮助您以更快、更有效的方式执行任务。 他们有很强的能力来跟踪您需要执行的所有任务、截止日期、会议和其他事情。 所有这些共同使任务管理工具成为商业世界中必不可少的小工具。 

使用任务管理软件有什么好处？

使用任务管理软件有很多好处。 他们包括：

• 任务管理软件可作为一个单一平台来保存您的所有任务、笔记和其他您将包含在待办事项列表中的内容。 
• 任务管理解决方案可帮助您组织、分配任务并确定其优先级，从而按计划进行。 
• 任务管理系统还可以帮助您监控每项任务的进度，并确保按时完成预留的里程碑。
• 任务管理工具还消除了不系统的东西的使用，如便签和 MS Office。 
• 任务管理包还可以帮助您跟上日历并确保您不会错过最后期限。 
• 此外，任务管理程序通过在单个通用平台上保持一切井井有条并触手可及，有助于改善团队协作。 

管理日常任务的 6 个提示和技巧：

如果您正在寻找改进组织中任务管理的方法，这里有一些简单的技巧可以用来提高团队的生产力、协作和效率。 

• 准确的优先级 – 无论您使用什么工具或软件来管理简单或复杂的任务，优先级是高效任务管理的最重要方面之一。 以适当的方式确定任务的优先级非常重要，因为它有助于及时有效地完成计划时间段内涉及的所有任务。 
• 定义里程碑 – 实施任务管理不必有一个大目标，但定义某些里程碑有助于保持团队按时执行任务的动力。 
• 把所有东西都放在一棵树下 – 当您决定需要执行哪些任务时，请尝试将它们全部收集在一个地方、日历、计划器或您喜欢使用的任何东西中。 这有助于避免使工作复杂化并提高工作速度。 将所有内容组织在一个地方也有助于保持一个焦点，使一切变得更加容易和易于管理。 
• 设定实际的截止日期 – 没有人喜欢最后期限，但它们仍然是世界的一部分。 尽管它们很痛苦，但它们确实倾向于提高生产力。 研究证明，当人们意识到自己必须遵守特定的目标时间和日期时，最后期限会使他们更加努力地工作。 但与设定最后期限一样重要，确保您设定可行的最后期限也很重要。 否则，工人会感到比要求的负担更大，这对他们来说是不健康的。 
• 限制每天的任务数 ——“慢而稳赢得比赛”，我们都经常听到这句话。 必须根据个人的成长潜力和生产力设定截止日期。 一长串未完成的任务可能真的让人不知所措，但过度工作并不能解决这个问题。 这里要记住的重要一点是熟练地分配和安排任务。 
• 奖励总是很棒！ – 奖励可以是有趣和诚实的，提高人们的工作意愿和自我提升。 健康的激励措施有很多好处。 它使人们在没有任何干扰的情况下更加努力、更快地朝着自己的目标努力，并且提高了他们的自尊心，这在您不满意时非常重要。 

选择任务管理工具时要考虑什么？

选择任务管理工具时必须牢记某些事项。 他们包括：

• 合作 – 协作能力是正确任务管理工具的最基本特征之一。 确保您选择的工具以您需要的方式进行协作。 想想你的团队更喜欢沟通的方式，并将工具与之进行比较。 
• 视觉布局 – 组织并不总是欢迎采用新工具或软件。 请务必记住，您选择的工具是用户友好且易于使用的。 我们建议寻找一种工具，该工具具有带有可视板的仪表板，以帮助分离项目。 这些类型的工具看起来不像 excel 电子表格那样令人生畏。 
• 积分 – 从一种工具转移到另一种工具可能会让人筋疲力尽。 如果该工具与您的旧工具有某种集成，任何人都会更喜欢。 因此，请弄清楚该工具如何以及如何与其他工具集成。 这将使移动工具变得更加容易。 
• 共享性 – 由于该工具将在团队之间使用，因此必须为团队成员、利益相关者、客户等提供良好的可共享性选项。 这将帮助您进行协作，并简化团队成员之间的沟通。   
• 帮助 – 查看该工具如何帮助您执行所有计划。 因此，请寻找一种可以为您的项目提供实时更新的工具。 一个有效的工具将允许您安排和分配任务并提供更新。 

任务管理的拔尖工具:

1. 视觉解决方案 – Visure 是最受信任的 ALM 平台之一，专门为全球各种规模的组织提供需求管理。 Visure 的主要合作伙伴包括业务关键型和安全关键型公司。 该公司集成了整个 ALM 流程，包括风险管理、问题和缺陷跟踪、可追溯性管理、变更管理以及质量分析、需求版本控制和强大的报告等各种其他领域。 此外，它还为当今市场上的企业 RM 平台提供了最实惠的价格之一。 您可以获得 30 天的免费试用期，并根据要求查看其具有竞争力的价格。
2. 点击向上 – Click.Up 是一个项目管理工具，允许规划、可视化、协作和跟踪产品的进度。 它以零成本提供实时文档协作、个人记事本、仪表板、实时聊天、思维导图等。 
3. Zoho Creator – Zoho Creator 是一款免费的 ALM 解决方案，旨在帮助企业以尽可能少的麻烦将其所有运营数字化。 Zoho 的主要功能包括兼容性测试、数据迁移和 AI 辅助开发。 它易于使用，并提供免费试用版和版本。
4. Monday.com – Monday 是一个动态平台，可帮助您使用灵活的知识管理软件为您的团队创建信息数据库。 星期一非常适合使用自定义状态、主题标签和过滤器浏览您的知识库，以便您轻松找到您的东西。 
5. 体位法 – Asana 是众所周知的错误跟踪工具，可帮助组织制定日常任务战略并改善协作。 Asana 可以轻松应用任务并跟踪它们以及它们的进度。 它易于使用，还有助于改善团队协作和管理组织内部的工作流程。 
6. 谷歌云平台 – 谷歌云平台是一个模块化的基于云的平台，允许您创建从简单网站到复杂应用程序的几乎任何东西。 Google 在日历管理、应用程序管理、合规性测试和管理等方面提供帮助。 
7. Anywhere.io – Anywhere 是一个项目管理工具，可帮助您管理您的任务和客户，并将您的团队凝聚在一起。 这是一个简单的协作平台，可确保整个组织的灵活性。 Anywhere 非常适合初创公司，因为它以实惠的价格提供更多功能。