如何管理项目变更？流程、关键点、工具

项目变更管理是指项目组织为适应项目运行过程中与项目相关的各种因素的变化，保证项目目标的实现而对项目计划进行相应的部分变更或全部变更，并按变更后的要求组织项目实施的过程。

一、变更管理的概述

变更管理即Managerment of change(MOC)：有变更的需求就要有变更的控制和管理。

它的主要任务包括：

• 分析变更的必要性和合理性，确定是否实施变更；
• 记录变更信息，填写变更控制单；
• 做出更改，并交上级审批；
• 修改相应的软件配置项（基线），确立新的版本；
• 评审后发布新版本。

二、变更的概念

变更(CR，Change request)管理是项目管理中的最重要过程之一。

一个项目，从开始就处于不停的变化中。用户需求变了需要调整计划或者设计；测试发现了问题需要对错误代码进行变更；甚至人员流失了，也需要项目进行一定的调整以适应这种情况。Bug管理，需求管理，风险控制等本质上都是项目变更的一种。它们都是为了保证项目在变化过程中始终处于可控状态，并随时可跟踪回溯到某个历史状态。

孤立的看单个变更（CR）的生命周期，那么它是比较简单的，大致就是提出－审核－修改这么一个过程。但变更管理并不是单纯的一个数据库记录，做个备忘而已。在这么一个简单的流程中，变更管理要能体现出它的两个重要用途，一个是控制变更，保证项目可控；一个是变更度量分析，帮助组织提供自己的开发能力。

为了保证项目可控，项目管理者要充分了解变更的信息，衡量变更实施对项目的冲击，才能决定是否要修改。比如问题是否严重必须马上得到修改，问题的修改是否很复杂，是否会牵扯到很多方面。这些信息，大致可以归为俩类，一类是变更的自身信息，比如复现步骤等；一类是关联信息，比如某个功能变更实施后，对项目其它模块的影响分析，这类信息通常不可能由变更提出人来提供，而需要变更审核者结合多方面信息进行分析。

实施变更管理的一个更重要且更有意义的作用就是对变更进行度量分析。在项目进行过程中，对变更进行分析，可以很好的了解项目当前质量状态（如果你承认统计学有它的科学性，那么你就会承认，项目各阶段的合理变更发展情况是有确定的分布形态的）；定时进行项目复盘，分析组织中变更的产生原因和解决方法，及时了解组织中常见错误并有针对性的改正，才能促使组织的开发能力不断得到提高。

三、变更过的流程

我们看下变更生命周期中的几个主要过程和这些过程的要求 ：

1.提出

记录变更的详细信息，相当于一个备忘。需要记录的信息可能根据不同组织和不同项目的规定而不同。要点在于变更提出者能简明扼要的记录下有价值的信息，比如缺陷发生时的环境，要变更的功能……

变更管理工具不仅要能方便的记录信息，而且要给记录者一些记录的提示信息，帮助记录者准确的记录变更

2.审核

审核者首先要确认变更意义，确认是否要修改；其次审核者要确认变更可能产生的影响，根据影响分析决定是否要修改下变更的内容以及对项目其它方面做同步改变；最后就是指派项目成员实施该变更。

在这里，关键是审核者要能对变更的相关影响有清楚的认识，这认识并不是说如何修改变更，而是如果修改了该变更，有可能带来什么影响，是否值得修改。很显然，这些信息不是变更提出者在记录时会给出的，而应该是审核者自己辅助其它系统或者工具进行判断。

3.实施修改

根据变更要求进行修改。

首先要保证修改实施是完全而彻底的，比如提了一个需求变更，不能只改了需求文档而不改代码或者用户文档。在组织分工情况下，如何协调多个小组的同步变更保证工作产品一致性正成为一个很严峻的问题。

实现变更的一个初始目的就是为了项目的跟踪回溯，那么，针对变更而做的修改也应该被记录下来并被和变更关联起来，实现why、what的双向跟踪。

4.确认

确认验证变更确实得到了确实实施（或者拒绝变更的理由是合理的）。

5.查询和度量分析

项目管理者需要了解项目中各个变更的当前状态，根据变更状态做出各种管理决定；度量分析变更数据，了解项目质量状况定期进行复盘，寻找变更根源，进行有针对性，甚至是制度化的改进。

这儿的关键是要确定要分析哪些数据，如何分析。

四、变更管理工具

1.管理工具的要求

通过对变更流程的观察，为了实现变更的目的，我们认为一个良好的变更管理工具至少应该具备如下技术特征。

1. 对变更管理工具的最基本要求是一个信息记录功能，起到备忘以及交流的功能。
2. 考虑到度量的复杂性，尤其是要适应不同项目特征、度量目的和度量统计理论，那么工具需要提供一个灵活，且方便使用的的查询统计机制，方便针对各种度量数据进行报表定制。
3. 变更管理是项目管理中的一个重要过程，但也只是一个过程。一个良好运作的项目，并不只有变更管理。那么变更管理系统应该要能和其它过程管理部分相配合，实现整个项目的有机管理和系统使用，而不至于造成信息孤岛。

2.主流项目变更管理工具推荐

1.国产研发项目管理工具榜单前二（36Kr发布）：PingCode  【官网：https://datayi.cn/w/z98mjJdR】 

2.国外项目管理工具市场占有率前二：Atassian（如今已经对国内用户停售本地版，政策详情可通过以下文章了解： Jira最新政策及与国内工具大对比 ： https://docs.pingcode.com/blog/tool/16840.html ）

3.国内通用项目协作工具市场占有率前二：Worktile【官网： https://datayi.cn/w/korbgXZo 】

4.国外优异易用项目管理工具：Trello 【官网：Trello.com】

5.优异开源项目管理软件：Redmine 【官网： https://www.redmine.org/ 】

6.优异个人项目管理软件：Teambition（对个人永久免费）【官网：Teambition.com】

以上工具，以及更多工具的对比测评可以通过以下文章了解：2023年排名前十的项目管理软件大盘点： https://docs.pingcode.com/blog/tool/16767.html

五、项目变更管理关键点

1.确定变更的原因

首先要明确为什么提出更改请求？变更能否可以避免？变更对项目、流程、产品是否有益？除此之外，还要检查变更日志，以确定项目的更改次数是否过多。当变更确定下来后，还要评估此变更相对于其他的变更的优先级是什么。

2.分析变更对三重约束的影响

项目管理三重约束，加上质量为项目管理四要素.

3.范围

确定变更对整个项目范围的影响。搜集变更的详细信息以识别需要添加、删除、更改的产品特性，对产品分解结构（PBS)和工作分解结构（WBS)进行调整。还有变更引起的资源实现变化，并调整资源分解结构（RBS)。

4.成本

变更是否会引起成本增加？增加的成本谁来支付？整体地分析变更对成本的影响，确定对成本管理计划和总体财务计划进行的任何更改。除此之外，分析中还应该突出项目和组织的财务效益，记录变更带来的正面影响，比如改进的计划、更好的性能、更低的风险、未来的机会、相关方的满意度等等。

5.进度

预估实施变更所需要的时间，并评估其对里程碑和关键路径的影响，确定对项目进度管理计划和里程碑的更改。

6.确定依赖关系

项目活动由复杂的前后关系交织在一起，要识别出其他依赖于此变更的任务，并确定前后的关系，对必须在此变更前完成的任务进行优先级排序。同样重要的是，确定资源依赖关系以及如何分配资源进行此次变更。最后，还需要确定其他的一些依赖关系，比如市场条件、政府法规等。

7.分析风险

分析与此次变更相关的风险，以及由于变更可能会新面临的风险，并进行定性和定量分析。

8.确定对项目管理系统的影响

确定并列出需要对项目过程描述或项目决策结构进行的所有更改，对沟通、质量、风险管理计划和整个项目管理计划进行更改。

以上的所有分析结果都可以整理记录出来，为变更控制委员会准备一份详细的报告。当变更被批准后，就可以根据前面已确定的要变更的计划对其进行更改，根据计划实施变更。并在变更的执行过程中监控状态和风险。

对于整个变更流程，可以通过制定标准的变更流程，使变更管理更加规范和高效，一些大型项目还需要专人管理已批准的变更与更改。在整个项目中使用变更管理流程，旨在实现三个主要目标：

• 建立一种先进的方法，以便规范地识别和提出对项目原计划的变更，并评估变更的价值和有效性；
• 通过分析各项变更的影响（有害的/有益的），为持续验证和改进项目创造机会；
• 建立一种机制，以便项目管理团队规范地向有关干系人沟通变更的批准和否决情况。

最后，除了用结构化的流程分析变更影响和流程规范管理和执行变更外，还需要选取合适的时机引导团队复盘变更的原因，持续地改进策略和流程规范。复盘中需要排除干扰因素，聚焦高频变更并分析产生的本质。复盘除了支持持续改进，形成流程闭环，也有助于团队就变更原因和解决方案达成共识，提高团队管理变更和执行变更两方面的执行力。

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