项目管理工具的作用：组建更好的项目团队

提升项目团队参与度

项目效率低的原因有很多，究其根本是项目成员在参与项目过程中，没有正向的反馈。每天在机械性地执行任务，对项目价值和项目目标不清晰，盲目地开展工作加剧了项目成员的工作成就感和团队参与度。

基于上述状况，要建立更好的项目团队，首先让项目成员充分参与项目，随时得到项目反馈。当他们也觉得自己是项目的关键成员之一时，项目开展会更顺利，工作主动性大大提高。

项目管理工具发挥着什么作用？管理项目进度。

第一：明确项目目标与里程碑，细分为可实施的任务，使用项目管理工具创建项目时间表，明确每项任务的起止日期及负责人。

第二：借助甘特图直观展现项目进度与各任务间的依赖关系，便于监控整体进展与调整计划。设置关键路径分析，识别影响项目完成时间的关键任务，确保资源的有效配置。

第三：项目实施阶段，通过工具的仪表板功能，定期检视项目健康状况，如预算使用情况、进度偏差等关键指标。

第四：当项目面对进度延误，立即进行风险评估调整项目计划，通过资源利用图功能判断项目团队成员的工作量，重新分配资源，优化工作流程。

优化团队协作，加强沟通

项目成员的组成通常都是来自多个部门，项目成员需要从部门之间不断切换身份，团队成员间的协作存在很大障碍。在项目计划前需要项目成员提前做好沟通，对项目计划和目标有清晰的认知，项目推进过程中任务和任务之间会有依赖关系，团队协作无法避免，从项目经理的角度加强沟通可以了解每位项目成员的优势，比如某个人擅长专注与一个任务直到任务完成，有的人擅长多任务并行推进。明确这些特点之后可以合理分配任务，项目执行起来更加顺畅。

项目管理工具如何加强团队协作？

1.动态

有想法？有问题？急需要团队开展讨论，那动态功能必不可少，在动态页面直接将问题发布到项目消息中，团队成员可以快速响应问题，相比召开会议效率要大大提高。

2.聊天室

项目管理工具内置了聊天功能，让团队成员可以实时协作，快速讨论重要话题。项目成员可以根据需求创建讨论小组，进行多人沟通或者1V1沟通。当然项目工作中有很多即时性的消息需要快速响应，这时可以利用内置的聊天插件，和微信相同可以发消息、视频/语音通话，可以直接发送项目相关资料，聊天记录会留痕。

3.文档管理

一个复杂的项目可以会涉及到上百个文件，这些文件分布在数十台电脑上，这样管理起来十分困难。启用文档管理确保重要的项目资料完整安全的保存，项目成员可以随时访问，当然如果重要文件保护，可以设置访问、下载等权限。

一些先进的项目管理工具例如织信内置了文档管理功能，能将文件上传统一管理。支持项目成员随时创建和共享各类项目资料，同时支持编辑文档、Excel表格和制作精美的PPT。

项目管理工具可以帮助项目经理组建更好的项目团队，无论是管理项目进度还是团队协作都发挥着重要作用。好用强大的项目管理工具推荐织信，提供免费试用和产品演示。