如何做好项目工时管理？5大常用方法和6款主流工时管理系统

项目管理的一个关键环节就是工时管理，这对于项目的成功执行至关重要。在本文中，我们将详细探讨项目工时管理方法，帮助你更有效地管理项目时间。

一、项目工时管理的重要性

项目工时管理是一种控制和优化项目工作时间的方法，它可以帮助你了解项目进展，预测项目成本，评估员工的工作效率，以及对项目的未来发展进行更准确的预测。有效的项目工时管理可以帮助你提高生产力，通过了解员工在什么任务上花费了多少时间，你可以更好地理解他们的工作效率，进而制定出更有效的工作计划。控制成本，准确的工时跟踪可以帮助你预测项目成本，避免超预算的情况发生。提高透明度，项目工时管理可以让所有人都明白项目的进度和状态，从而提高项目的透明度。

二、工时管理的常用方法

工时管理的常用方法有哪些？这里分享5种方法：1、专家判断法；2、比较法；3、三点估算法；4、自下而上法；5、参数法；

既然工时估算如此重要，也是计划中的核心部分之一，那么作为项目经理，我们有必要了解项目实战中常见的工时估算方法。

1、专家判断法

专家判断法是指由有经验的专家根据历史数据、类似项目的经验和技术分析等因素进行估算。

在互联网行业或游戏项目中，项目在初始阶段会进行阶段的划分，也即确定重要里程碑节点，阶段划分之后，会进行一个全局规划，全局规划之后会输出一个里程碑计划。

但全局规划之后，详细的需求并没有很快就输出，为了确保里程碑计划制定的基本可靠性，此时需要先根据需求框架，评估时间，这里的评估方法，通常采用的就是专家判断法。

2、比较法

比较法是将类似的历史项目和目标项目进行对比，据此进行工时估算。同样，在制定里程碑计划，以及项目整体计划的时候，比较法也是比较常用的。

3、三点估算法

三点估算法，在实际项目计划制定的时候，也是用得非常多的。尤其是项目经理在对整体计划进行整合的时候，会根据乐观、悲观、常态三种情况下所需的时间进行估算。这样得出的项目计划是在一个框架内。项目经理在和管理层、及团队达成共识之后，计划在该框架内运行即可。

4、自下而上法

自下而上法(Bottom-Up Estimating) ，是项目管理中最常用项目工时估算方法，亦或者说是用得较广泛的一种方法。

它是将需求分解成任务，再将任务分解为若干个较小的组成部分，从而更准确地计算总工时。其强调的是对项目任务的细致分解和精确的任务估算。当若干个较小的任务都经过精确的工时估算后，再汇总为整体的需求完成工时。

这种方法在互联网和游戏项目中用的非常多，通常用于比较明确的需求中，因为是WBS分解后的更为细致地估算各项任务，各项子任务的工时。

实际项目中，运用这种方法，可以让团队成员更细致地考虑每个任务所需的工时，从而得到更准确的预计工时。这样制定出来的计划，可执行性，有效性也更高的，所以，该方法可以帮助团队更好地规划和安排工作进度，提高项目管理的效率和准确性。

5、参数法

和自下而上法有某种相同之处的另外一种方法，叫做参数法。参数法是通过对项目的各个方面进行分析，建立一定的参数模型，得到工时估算结果。通常是指项目团队成员完成某个任务所需要的时间。

但这个完成的时间的评估，某种程度上是依赖于数据的收集和分析，通常需要使用概率统计方法来进行分析和计算。

换句话说，使用参数法来评估时间，是基于历史数据和经验，并且将多种因素纳入考虑，比如任务的复杂度、技术要求、自身能力、沟通时间、预留buff等，从而确定任务所需要的基本工时。

当具备了一定的数据收集和分析，根据其历史经验，也是可以比较快速地评估出时间。相比自下而上法来说，参数法来说是依赖于数据分析和模型，依赖于经验。

以一个程序员为例，在程序员最开始评估需求、任务工时的时候，大多数的时候是采用自下而上法，当积累足够的经验，变得更加成熟的时候，往往在需求评审完，还没有进行详细评估的时候，就可以预估到该需求大概所需工时。

除了以上介绍的5种工时估算法，其实还有统计学法、类比估算法、点数估算法、计划扑克法、计时法等各种工时估算的方法，而后面这几种工时估算方法，在敏捷Scrum中比较常见。

由于在实际项目开展中，我们更多的是运用敏捷的思想，并不是完全套用敏捷Scrum的方法论，所以对于敏捷方法论中所提到的工时估算，并没有运用到实际项目中。绝大部分项目，仍然采用的是更为精确的工时估算法。

三、如何进行项目工时管理

工时管理的基本原则

首先，使用带有专业的项目工时表软件，比如PingCode、Worktile、Toggl Track等等，确保工时跟踪和数据分析不需要太多时间和精力。自动化系统有助于减少时间和精力的消耗，但也依赖于整个流程的清晰度和透明度。比如，在 PingCode 工时表中创建清晰的工作结构并设置报表，这样你以后就可以通过几次点击来生成报表。

工时跟踪只有在提供准确数据的情况下才有意义，否则，它就会变成浪费时间的活动，对团队绩效和工作环境不会产生任何积极影响。

其次，向项目团队解释为何你要执行工时跟踪，以及为何工时表数据非常重要。你希望员工将此作为工作流的重要组成部分，并准确记录数据。你需要协助团队成员采用工时跟踪，及时提醒他们填写工时表，帮助他们明确哪些活动应该跟踪到特定任务，跟踪他们是如何填写工时表。

最后，分析收集到的数据，了解工作流中可能存在的缺点和瓶颈，评估团队成员的效率，弄清楚是否有成员不堪重负或者工作量太少。

工时管理的一些建议

下面是一些关于如何进行项目工时管理的建议：

设定目标和期望：首先，你需要明确项目的目标和期望，这将帮助你更好地规划和分配工作时间。

制定工作计划：你需要制定一个详细的工作计划，列出所有的任务和子任务，以及每个任务需要的时间。

跟踪工作时间：你需要使用工时跟踪工具来记录员工的工作时间，这将帮助你了解项目的进度。

评估和优化：你需要定期评估项目的进度和员工的工作效率，根据评估结果来调整工作计划和方法。

在进行项目工时管理时，你可能会面临一些挑战，例如员工忘记记录工作时间，或者工作时间被不正确地记录等。这些问题可以通过以下方法解决：

提供培训：让员工了解工时管理的重要性，以及如何正确地记录工作时间。

使用工时管理工具：使用工时管理工具可以自动化许多任务，例如记录工作时间，生成报告等。

定期检查和修正：你需要定期检查工作时间记录，确保其准确无误。

四、主流项目工时管理工具盘点

有效的工时管理需要借助于的工时管理工具，以下是国内外主流的工时管理软件：

1.PingCode：一款专门为研发项目管理而打造的软件，不仅能够满足研发项目中的项目工时记录、统计、报表等需求，还能与任务管理、进度跟踪等等全项目环节无缝集成，提供一站式的研发项目管理解决方案。知名客户包括小红书、中国科学院等。支持信创、麒麟等国产化需求。【官方地址：https://sc.pingcode.com/dbchg】

2.Worktile：通用项目工时管理软件，在工时管理方面支持工时登记、工时审批、汇总统计，能够帮助企业管理者获知工时数据，以便协调资源，控制成本。被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。并且有许多知名客户，比如百度、招商银行、小米、旷世等等。【官方地址：https://sc.pingcode.com/9tmmz】

3.Toggl：这是一款非常流行的时间跟踪工具，它的设计简单易用，可以在任何设备上使用。你可以用它来记录个人或团队的工作时间，生成详细的工作报告，分析工作效率。

4.Harvest：Harvest 提供时间跟踪、报告和发票功能，非常适合需要跟踪时间并向客户计费的团队。它可以与很多其他的项目管理和协作工具（如 Asana、Trello）进行集成。

5.WorkFlowy：WorkFlowy 是一款简洁但强大的任务管理和笔记应用，你可以用它来安排工作，记录想法，跟踪项目进度。

6.钟点工：钟点工是一款国内的工时管理软件，它提供员工打卡、工时统计、工资计算等功能，可以方便地管理团队的工时。

以上软件都具有出色的工时管理功能，可以根据你的具体需求选择适合你的工具。