项目管理软件中时间跟踪有什么作用？

    项目管理软件中时间跟踪有什么作用？时间跟踪允许您跟踪在单个任务和整个项目上花费的时间。这种可见性可帮助您评估工作估算的准确性和员工的有效性。时间跟踪对于专业服务提供商、拥有小时工或与自由职业者合作的公司以及使用成本加成定价的企业来说至关重要。
    项目管理软件中的时间跟踪应该允许您的团队成员轻松地将时间条目添加到任务中。记录时间后，您的软件还应该使您能够查看和打印项目的时间报告。此功能允许您跟踪团队成员的工作量并为客户和其他利益相关者打印报告。

    一、项目管理软件中的时间跟踪如何工作

    使用项目管理软件时间跟踪，您应该能够为任务添加时间条目，轻松跟踪花费在任务和项目上的时间，并快速创建报告。

    1、添加时间条目

    理想情况下，您的项目管理软件将允许您选择员工是否可以手动创建时间条目或使用自动跟踪器。每个选项都有利有弊，因此最佳解决方案通常取决于任务或项目。
    手动时间跟踪允许员工选择一项任务并手动输入在该任务上花费的分钟数或小时数。
    这种方法最大的好处是可以随时快速轻松地完成时间跟踪。您不必担心在完成任务时记得打开和关闭计时器。
    然而，这种方法的最大缺点是它可能导致不准确的跟踪。如果人们在事后几小时或几天手动跟踪花费的时间并输入信息，他们最终可能会猜测花费了多少时间。
    另一种方法是使用跟踪器自动记录和记录在任务上花费的时间。员工在开始一项任务时只需单击软件中的播放按钮，然后在他们不工作时暂停或停止计时器。
    使用记录的计时器可以提供更准确的时间跟踪。这种方法还可以增加客户和利益相关者的信任，如果您的项目价格基于所花费的工时，这一点很重要。
    这种方法的缺点是员工需要记住在休息期间或切换到其他任务时暂停计时器，因为您一次只能跟踪一项任务的时间。
    例如，假设一名员工正在为您的项目工作，而另一位项目经理突然出现在他们的办公桌旁，向他们询问有关他们自己项目的问题。也许这个快速的问题会变成一个长达一小时的临时会议。如果员工忘记暂停计时器，您的项目现在将有一个不属于一小时工作的任务。
    这个错误会增加您的项目成本，并可能会影响未来的项目估算。虽然一小时似乎没什么大不了的，但当您有许多员工在多个月内从事一个项目时，这样的小失误可能会产生重大的整体影响。

    2、跟踪小时数

    您应该选择可以通过多种方式向您显示工作时间的项目管理软件，包括：
    1）按任务
    2）按项目
    3）按员工
    查看每个任务的小时数可以让您在不微观管理员工的情况下详细管理工作。例如，您可以轻松查看哪些任务超出预算，哪些任务似乎落后于计划。任务级别的时间跟踪还将帮助您为未来项目中的类似工作创建估算和预算。
    项目级别的时间跟踪使您能够看到全局。您可以使用它来快速评估项目的整体进度和性能。这种详细程度对于在大型项目中采用挣值管理(EVMS)也是至关重要的。如果您有一个包含100多个任务的项目，那么在任务级别执行EVMS就太笨拙了。
    您还需要按员工跟踪工作时间，以便监控和评估团队的生产力和工作量。如果员工按小时计酬，这一点尤其重要，但对受薪员工也很有用。
    例如，您可以比较两名不同的员工完成类似任务所需的时间。如果一个人花费的时间明显更长，则可能表明其中一名员工发现了一种更好的做事方式，或者另一名员工需要更多的培训或指导。
    您还可以使用员工时间跟踪来帮助监控和消除工作量。如果您看到一名工程师上周在项目工作上工作了60小时，而另一名工程师只记录了20小时，尽管他们都是受薪全职员工，那么您就知道可能需要重新分配任务。

    3、创建报告

    您的项目管理软件应该能够创建两种类型的报告：
    1）时间表
    2）时间报告
    时间表允许个别员工快速了解他们在给定一周内完成的任务以及他们在每个任务上花费的时间。这些时间表应包括：
    1）员工在所选周内启用时间跟踪的任务
    2）分配给员工的任务，这些任务安排在选定的一周（或一周内的任何一天）
    3）为选定周安排的任何已加星标或标记的任务
    4）员工选择手动添加到其时间表或项目管理软件的任何任务
    时间表的好处是员工可以轻松监控和跟踪他们的进度。它为他们提供了一个集中的地方，可以查看他们每周需要关注的内容以及他们在完成每项任务方面的进展情况。
    时间报告是您作为项目经理和其他利益相关者想要查看的报告。这些报告应该可以在项目管理软件中查看，也可以以CSV或PDF文件的形式下载。
    时间报告应该是可定制的，以便您可以针对选定的任务、项目、员工和/或时间段运行它们。例如，您可能需要向客户提供上个月在他们的项目上花费了多少时间的报告。

    二、时间跟踪的好处

    项目经理面临的挑战之一是找到在不进行微观管理的情况下监控进度的方法。毕竟，当他们觉得他们的老板一直在看他们的肩膀时，没有人能把工作做得最好。但是，如果不了解员工如何度过他们的时间，当出现重大挫折或时间超支时，您可能会措手不及。
    对于许多企业而言，时间跟踪应用程序已成为至关重要的工具，它为领导者提供信息，使工作更顺畅，并让团队保持正轨。
    最佳时间跟踪应用程序已集成到您的项目管理软件中。这样，时间可以自动分配给任务，您不必担心尝试传输数据或同步两个独立的系统。
    通过时间跟踪，您可以实时监控项目进度并捕获准确的未来项目估算所需的数据。来自时间跟踪应用程序的数据还可以揭示有关完成项目所涉及的人员和资源的紧迫问题。
    例如，时间跟踪可以帮助确定某些员工是否经常生病或花费大量时间在与项目无关的工作上。查看数据还可以突出员工可以更好地安排他们的日子以优化生产力的方式。
    您甚至可以通过监控任务花费的时间并将这些结果与预算、行业标准和类似项目的进度进行比较来发现项目中的瓶颈和低效流程。
    当您设定具体目标并坚持执行时，项目时间跟踪在激励员工和让他们完成任务方面发挥着重要作用。使用自动跟踪器可以减少员工多任务的尝试。它还可以帮助防止他们被非关键的“噪音”干扰，并帮助他们专注于手头的任务。