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企业数字化转型背后,蕴藏着OA协同办公系统的勃勃生机

企业数字化转型背后,蕴藏着OA协同办公系统的勃勃生机

发布时间:2021-03-30 17:16 作者:织信Informat 浏览量:315

前言:

2020年,一场疫情,改变了我们,也改变了很多行业。伴随着消费互联网不断向产业互联网的转型,数字化向各行各业渗透、下沉到社会更多领域,从多线营销到供需协同,从生态共享到商业共创,从教育普惠到社会治理。IT企业的持续创新,正在驱动应用需求大爆发。

种种迹象表明,企业的数字化转型迫在眉睫。但是,在国内数字化转型探索阶段,更多企业面临的现实是:不会转、不敢转、甚至无法找出痛点,也不知道如何选择正确的数字化转型工具。

而恰好在这时 ,数字化转型正好迎来了协作办公的风潮。毫无疑问,OA协作办公系统不仅可以改变公司的办公状态,还可以使数字化赋能办公,并且在帮助疫情防控、提升工作效率、改变传统产业方面也显示出巨大的潜力。以下我将通过5个案例来讲述OA协作办公可以为企业的数字化转型带来哪些价值!

 

一、OA协同办公系统助力企业数字化转型

几年前,我刚工作时还依稀记得,OA协同办公系统在很多企业内部推行中并不顺利。大部分人依然还习惯于用纸质文件,而不是用OA软件办公。

近两年,随着移动互联网的高速发展,很多企业也开始逐渐采购OA协同办公系统。当收到审批的短信通知时,相关人员可以在手机上完成审批,这让企业办公初尝了数字化审批的甜头。

OA协同办公系统作为企业必备应用,所有审批、文件流转、沟通都在这个OA协同办公平台上实现。这种基于钉钉和企业微信的数字化办公,给企业带来了很多观念与思维方式的转变,更解决了很多实实在在的问题。比如:

1、解决传统线下业务的交通与沟通成本

以前那种传统的办公方式致使线下业务人员跑业务时,会产生很多的交通、沟通成本。但在如今,这一难题已经能更高效的解决。很多事情只需通过线上直播或视频,就可以随时参加召开会议。

2、解决传统手笔纸质签到的麻烦

随着OA系统的发展,现在的线下会议也变得不一样了。以前很多中大型企业要开会,人多的时候,几百上千人参会排队签到,还需要几名工作人员守着;现在统一在会场门口放置一个二维码,大家扫码签到,这无疑大大节省了人力物力。

 

二、OA协同办公系统助力疫情防控

过去一年,越来越多人将会议搬到线上,在线会议逐渐成为一种办公日常。

在腾讯会议发布的2020年度报告显示,自去年一年以来,有超过3亿场会议在“腾讯会议”上举行。疫情暴发后,为了满足全国各地快速增长的线上沟通需求,腾讯会议在8天内扩容超过10万台云主机,投入超百万核的计算资源,完成了全球100多个国家和地区的服务覆盖,助力疫情防控。

腾讯云运维中心负责人徐勇州说:“在线会议的扩容,真的是不可预期。我们没法精准地知道明天的增长到底是5倍还是10倍,反正能做的就是持续地往上面去堆资源、做扩容。”

2020年,每周都有数万家企业和政府相关机构通过腾讯会议助力复工复产,云签约、云招标、云面试、云培训等云上协同实践正成为新趋势。还有一些有趣的数据:就开会高峰期而言,上半年是9时08分,下半年是20时03分。周末开会活跃城市的前三名分别是深圳、上海、杭州。而其中女性在周末开会的比例高于男性。

去年,一句“上半身衬衫领带,下半身睡裤拖鞋”的装扮,被网友调侃为白领居家办公的“另外一面”,而这句话的来源,正是因为在线视频会议一般只能拍到参与人的上半身。回首去年,很多人不由的感叹说,2020年,中国的经济增速在全球率先转正,GDP总量再创新高,强大的OA协同办公能力功不可没。见不了面不是问题,通过OA协同办公系统,工作照常推进,进度一点不落下。

确实,新冠肺炎疫情发生以来,远程医疗、在线教育、共享平台、协同办公等得到广泛应用,互联网对促进各国经济复苏、保障社会运行、推动国际抗疫合作发挥了重要作用。

2020年的乌镇世界互联网大会·互联网发展论坛上,腾讯会议凭借疫情期间助力全民远程协作、复工复产以及在数字经济发展等方面做出的卓越贡献,荣获“世界互联网领先科技成果”大奖,这也是世界互联网大会举办以来首个获得该奖项的视频会议产品。

事实上,远程会议只是OA协同办公系统中应用较为频繁的一种场景。线上打卡、即时沟通、文档编辑、数据处理、工作群组、电子公章、电子签名、财务报销、移动审批等越来越细致入微的功能,支持员工、组织在工作场景中的无缝连接、高效协同、加速创新。

例如,文档支持多人在线协同、共同编辑,一键分享到群聊,参与项目的员工并不需要物理空间上的“在场”,即使远隔万里,也能高效、灵活地生产、分享和存储信息。这样一来,不仅有效减少了接触,办公效率也大大提升了。

字节跳动副总裁谢欣曾说,人类从最早的面对面、电话沟通,衍生出书信、邮件、线上办公,是朝着异步协同的方向发展。同步沟通往往是两人聊完就结束了,但异步沟通是基于文字或视频的再次阅读,内容可以被再次消费。另外,异步沟通可以扩展接受范围,两个人讨论的问题,文档可以再发给别人看,创造更大价值。

正是有了异步协同应用的不断创新,云办公成为现实。

 

三、OA协同办公系统提升工作效率

前段时间,一个做律师的朋友跟我说,因工作需要,他最近经常需要使用OA协同办公系统,而在这其中,语音速记是她最喜欢的功能之一。

她还说:“以往,如果我们错过了一次会议,往往需要让同事帮忙整理一份会议纪要,或者把视频会议录制下来。但事实上,几乎没有人有时间读完一份1万字的会议纪要,或者看完一个多小时的会议视频。”

但自从有了OA协同办公系统,原始的音视频信息能自动转化为文字,还能提炼出关键信息,只需要几分钟,即可快速了解1小时的会议内容。通过关键词搜索等,他还能对感兴趣的会议部分进行重点了解,这就大大提升了工作效率。

从这个方面来讲,OA协同办公系统将即时沟通、在线协同文档、视频会议、共享日历、企业邮箱、云盘等功能深度打通、整合,使得用户在一个平台上,就能实现沟通与协作,提升信息传递的效率。例如,对于工作群中的一个文档,各方都可进行阅读或编辑,而文档内容的传递,不是再发送一遍文本,而是只需要一个链接即可。这就让工作更加高效、体验更加愉悦。

 

四、小米借助OKR产品,为员工协作办公提效

OKR(Objectives and Key Results,目标和关键成果)目标管理产品,帮助组织聚焦目标,实现战略落地。借助 OKR 产品,每个员工都能够清晰地看到自己的工作和整个公司战略之间的关系,员工之间也能够加强了解,更好地协作。

在小米公司,全面的商业模式和繁杂的业务线给整个组织的协同能力带来挑战。以前,各子公司或部门独立运作,根据各自需求选择沟通工具和办公套件。很多部门使用个人社交通讯工具沟通,通过邮件、离线文档管理工具同步项目信息。割裂的系统生态和应用体验,极大影响了组织协同效率。

2020年5月,小米公司上线了全新的企业统一办公平台。员工们感到:这不仅仅是一套工具,更是工作流程的优化和升级。

小米创始人雷军也表示:线上协同办公越来越流行,在信息创建、分享以及协同办公方面,OA协同办公系统都非常的简洁、高效,的确是越用越顺手了。

 

五、OA协同办公或将成为未来几年数字化转型利器

在以前,数据统计可以说是企业管理层最头疼的一件事了。每次到了年底做年终总结时,由于各部门数据来源的格式不一,计算繁杂,常常是做的手忙脚乱。

这种情况下,能不能有一个简单的小应用,既容易操作,又能快速做出数据统计呢?这个简单的愿望,在织信Informat就能实现。

使用织信Informat零代码的方式,企业能在短短3天内搭出20个应用,快速构成一整套OA系统。并且从上架到使用,基本一周时间就能搞定。以这种低成本高效率的构建应用方式,至少能帮助企业节省几十万元的开发费用。就拿OA系统里面的“资产管理”为例,当我们把企业内部资产数据填到OA系统之后,统计情况分布即时生成。不仅免去了计算的繁琐,还提高了企业管理的时效性。

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以前,企业把每项工作“数字化”是一个复杂的流程:提需求、审批、找供应商、讲解需求,一层层对接下来,往往耗费了大量的时间和资金。有时,因为需求不明确或是供应商出现一些问题,项目一搁置就是几个月甚至一年,最终不得不回归“纸质办公”。而织信Informat低代码开发平台只需“拖拖拽拽就可以,搭建过程非常简单,稍懂电脑的人就会用”。

尾语:

2021年1月14日,在钉钉6.0版本的发布会上,阿里云智能总裁张建锋说:“钉钉不仅仅是一个沟通工具,新钉钉的目标是成为企业协同办公和应用开发平台,让所有业务环节的微小创新变得更容易,让进步发生。”

时间回到去年,2020年12月23日,百度如流举办发布会,宣布如流全面升级为新一代智能工作平台,以AI赋能企业工作全场景,助力企业提效创新,引领企业智能化转型。

不难看出,未来在OA协同办公方面,提供按需定制的解决方案越来越重要。OA协同办公系统要做的,不仅仅是满足异步的办公需求,借助大数据、云计算、人工智能等新技术,帮助更多组织实现智能化、数字化转型,将成为OA协同办公系统的演进目标。

就像OA协同办公系统的升级带动了企业发展一样,在更多领域,OA协同办公的创新故事还会源源不断发生。