什么是工作流程管理，如何做好工作流程管理

工作流程管理是一种对企业各个业务流程进行优化、控制和整合的管理方法，其目标是提升工作效率，减少错误，提高组织的灵活性。它涵盖流程的设计、执行、监控以及优化等环节。

什么是工作流程？

工作流程是执行任务所需的事件的顺序概括。工作流程步骤通过系统地组织资源来规定业务流程，并描述任务从“尚未开始”到“完成”要经过的路径。

一些工作流程要比另一些工作流程更容易记录，通常可以分为以下三种主要类型：流程、项目和案例。

流程工作流程从一开始就可以完全概括。这种类型的工作流程可详细描述汽车制造。任务是可预测的且是标准化的，几乎没有变化的余地。

项目工作流程与流程工作流程相似，但灵活性更高，有变化的余地。这种工作流程更多地充当定制解决方案，而不是充当一体适用的方法。这方面的一个例子是，画家接受委托绘画。虽然画家知道在每个项目结束时，他们都会创作一幅画，但是他们可以预料到这一过程会因他们要画的内容而有所不同。

案例工作流程会因请求的情况而有很大差异，随着收集的信息越来越多，正确的行动方案也将变得清晰。IT 支持工单和保险索赔将归入案例工作流程，因为一开始处理人员不确定他们要采取什么行动，也不知道结果将是什么。

概述工作流程可以提高可见性和加强监督，从而提高责任感并降低项目风险。记录流程信息有助于确保能够可靠地完成和重复执行工作。这意味着企业能够更好地衡量其能力和实力，使工作流程成为业务流程管理中极为重要的工具。

工作流程的历史

由波兰工程师 Karol Adamiecki 发明的叫做 harmonogram（波兰语，时间表）的图表被认为是工作流程管理系统的较早形式之一。harmonogram 图表使用纸条概述操作，这些纸条记录了流程中的下一个任务和上一个任务。这些纸条上附有纸标签，用于衡量完成它们所需的时间，每个纸标签代表一个时间单位。

为了更加形象化，设想一个 Excel 文件。Excel 文件的每一行充当 harmonogram 图表的纸标签，用于指示时间量；Excel 文件的每一列代表工作流程中的不同任务。具有五个任务的流程需要五个列或五个选项卡。如果每个任务花费 2 小时，我们可以这样展示：标记 A 列中的单元格 1 和 2，标记 B 列中的单元格 3 和 4，标记 C 列中的单元格 5 和 6，标记 D 列中的单元格 7 和 8，以及标记 E 列中的单元格 9 和 10。这将告诉我们，完成全部五个任务共需要 10 个小时。

通过映射完成所有任务所需的每个必要事件和时间，Adamiecki 可以为经理提供总生产时间的准确估算。生产更新将指示相对于已完成工作量的剩余工作量，来提供损失的时间量的概况。如果有纸条落后于预测，这些纸条将突出显示，并注有符号和说明延迟原因的文字。项目完成后，Adamiecki 建议经理对完成的 harmonogram 图表拍照，并在将来的计划中考虑已完成工作的进度。

harmonogram 图表早在 1896 年就在波兰进行了改编，使化工厂、金属轧制厂、农业和采矿业的产量增加了 100 – 400%。1903 年，Adamiecki 向位于 Ekaterinoslaw 的俄罗斯工程师协会呈递了他的案例研究结果，但是直到 1931 年，他的图表才被出版，即使在那时也只是在波兰出版。这意味着甘特图已被更广泛地认可为工作流程模板的基础。

Henry Gantt 在 1910 年至 1915 年之间设计了以他的名字命名的图表，尽管 1912 年 Hermann Schürch 也发表了类似的设计，当时人们普遍认为他的工作成果不值得关注。甘特图展示的是需要完成的任务、每个任务的负责人以及完成每个任务所需的时间。他们对工作流程的图形表示与 harmonogram 图表略有不同，他们垂直显示任务，并使用水平条表示任务持续时间、里程碑和依赖关系。许多时间线模板都采用了这种表示方式，并且在当今非常普遍。

这些年来，工作流程管理软件越来越受欢迎，并且行业特定的工作流程工具也越来越多。

工作流程示例

员工入职 

新员工的入职流程通常是一个多阶段且跨职能的流程。它可能涉及档案管理注意事项，还可能要求有法律约束力的签名。入职工作流程的一个元素可能如下所示：

• 名列前茅步：人力资源经理向所有新员工发送一封附有入职文件的欢迎电子邮件
• 第二步：新员工阅读欢迎电子邮件并打开附加文件
• 第三步：新员工签署工作合同并发回给人力资源部
• 第四步：人力资源部处理和存储文件

该工作流程中的每个步骤既是潜在的瓶颈，也是改进流程的机会。为确保人力资源经理能够为新员工提供他们所需的一切，人力资源经理可以考虑创建与员工的经理共享的共享文件夹。该文件夹可以包含新员工的所有相关文件，而且人力资源经理不再需要提出请求来获取这些文件。确保新员工需要执行的每个流程都清晰明了，并附有屏幕捕获视频来指导完成每个步骤。

发送给新员工的文件可以从 受密码保护 的链接进行接收，也可以只向团队成员提供查看权限，以确保文件安全。法律文档可以通过 Dropbox Sign 进行处理并提供电子签名，还有允许人力资源经理甚至自动执行欢迎电子邮件流程的工具。 

制作视频营销活动

客户和代理商关系可能会遇到具有以下要求的工作流程：

• 名列前茅步：公司品牌经理提出并告知任务指示
• 第二步：代理商的客户经理接受任务指示、制作请求的视频，然后发送给品牌经理进行审核
• 第三步：品牌经理与利益相关者分享他们的反馈
• 第四步：客户经理根据反馈进行修改并交付最终文件

该项目工作流程主要关于发送长视频和内容协作，这可能是常见的痛点。使用 Dropbox 可以使这些流程更加无缝，从而使用户可以快速发送大文件而无需压缩。用户还可以在视频的特定时间点留下特定时间点评论，从而提供清晰准确的反馈，最终产出更好的产品。

流程绘制工作流程

创建您自己的工作流程图时，务必要记录流程的准确表示，并忽略罕见情况和例外情况。如果某个流程涉及团队成员，较好让该流程的执行人员提供他们的意见，因为他们的见解非常宝贵。

虽然流程工作流程绘制起来可能最容易，但是也不应忽略案例工作流程和项目工作流程。在这些情况下，请考虑为最常完成的案例和项目创建工作流程，因为最能在这些案例和项目中感受到流程优化的最大收益。

最初的工作流程并不完美，这没有什么可丢脸的。练习的目的在于找出改进空间，让每个新的工作流程版本都比上一个版本更好。记录流程只是名列前茅步，但却很关键。由于总体上工作流程软件或技术的新发展可能会为增长提供新的机会，因此这一过程可能没有止境。

延伸阅读：主流的项目团队流程管理工具

1. PingCode ：一站式软件研发项目管理工具，覆盖软件研发项目全流程。2021年入选36氪项目管理软件金榜-研发项目管理榜单 前二；适用于十几人到千人规模的的团队。知名客户包括小红书、商汤科技等；支持私有部署、麒麟鲲鹏等国产系统。【官方地址：https://sc.pingcode.com/lhb05】

2. Worktile  ：是国内市场占有率非常高的项目管理软件之一。被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。并且有许多知名客户，比如百度、招商银行、小米、旷世等等。【官方地址：https://sc.pingcode.com/v57ep】

3.Tapd：TAPD 是 Tencent Agile Product Development 的缩写，即：腾讯敏捷产品研发，是互联网高效协作专业实践，凝聚腾讯多年团队协作理念和敏捷研发精髓。TAPD 提供轻量协作、敏捷研发和 DevOps 持续交付三种解决方案。看板、文档、迭代计划/跟踪、产品需求规划、缺陷跟踪管理等丰富功能，帮助团队可视化工作进展、沉淀分享项目知识、提升团队协作效率。【官方地址：Tapd.cn】

4.Asana：在全球也算是知名的项目管理软件，从用户数量来看，Asana绝对是一款相当受欢迎的工作管理和协作平台。并且它曾经被《财富》杂志评为最佳工作软件之一，并且有许多知名的客户，如NASA, Uber, Spotify等。【官方地址：Asana.com】

5.Jira：全球最早的软件研发过程管理工具之一，被广泛应用于缺陷跟踪、客户服务、需求收集、流程审批、任务跟踪、项目跟踪和敏捷管理等工作领域。但近些年对国内用户的政策并不友好，特别是停售 Server 版，一定程度意味着对国内中小企业禁售。【官方地址：Atalassian.com】

最后建议，企业在引入信息化系统初期，切记要合理有效地运用好工具，这样一来不仅可以让公司业务高效地运行，还能最大程度保证团队目标的达成。同时还能大幅缩短系统开发和部署的时间成本。特别是有特定需求功能需要定制化的企业，可以采用我们公司自研的企业级低代码平台：织信Informat。 织信平台基于数据模型优先的设计理念，提供大量标准化的组件，内置AI助手、组件设计器、自动化（图形化编程）、脚本、工作流引擎（BPMN2.0）、自定义API、表单设计器、权限、仪表盘等功能，能帮助企业构建高度复杂核心的数字化系统。如ERP、MES、CRM、PLM、SCM、WMS、项目管理、流程管理等多个应用场景，全面助力企业落地国产化/信息化/数字化转型战略目标。 版权声明：本文内容由网络用户投稿，版权归原作者所有，本站不拥有其著作权，亦不承担相应法律责任。如果您发现本站中有涉嫌抄袭或描述失实的内容，请联系我们微信：Informat_5 处理，核实后本网站将在24小时内删除。