面对多个项目时,该如何进行项目管理?有什么好用的工具方法推荐?

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作者:织织 发布时间:22-02-08 16:44 浏览量:745
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提供表单、流程、仪表盘、API等功能,非IT用户可通过设计表单来收集数据,设计流程来进行业务协作,使用仪表盘来进行数据分析与展示,IT用户可通过API集成第三方系统平台数据。
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对许多专业项目经理来说,一想到要兼顾那么多重要职责,就会感到焦虑。
如果是预算比较高的大企业,则可以聘请经过全面训练的项目经理和团队,但在规模较小的企业,职能经理必须充当这些职责,还被期望完成相同水平的工作。
 
而这就是问题的开始。
有效的管理好多个项目是一项艰巨的任务,即使是对了解项目管理的合格项目经理来说也是如此。对于在这个领域没有经过适当培训的人员来说,这听起来不太可能。
 
本文将讨论一些项目管理策略,以帮助对项目管理方法不了解的专业人员可以改善其处理多个项目的方式。为了成功管理和按时完成多个项目,你可以采用多种策略。
 
以下是同时管理和跟踪多个项目的策略,在业务中采用可以改善团队的绩效。
1、划分任务优先顺序
了解如何及何时确定项目任务的优先顺序,这非常重要。项目经理必须知道,哪些任务会对企业产生较大影响,同时有效确定任务的优先顺序。你可以将不同项目的重复任务或类似任务进行分组,这样你就能在最短时间内轻松处理不同项目。
 
2、知道何时授权
一个好的领导知道何时掌权,何时授权团队成员。你必须与团队成员建立信任关系,并在任务过多时进行授权和分配。
 
3、保持专注
要一次平衡多个项目,那么你注定会减少对当前正在处理任务的关注。要想成为高效的项目经理,你就必须专注于手头上的任务。实现此目标的方法之一是,根据优先级为每个项目分配特定时间。通过这种方式,你可以确保您的注意力始终处于集中状态。
 
4、与团队成员沟通
项目中的有效沟通也许是项目管理最重要的方面之一。
许多成功的项目管理方法,例如Scrum和看板,都致力于创建一个开放的空间。在这个空间中,每件事都与整个团队共享。管理多个项目时,这个尤为重要,因为团队可以知道任何潜在问题,并在项目出现重大延误之前讨论解决方案。了解如何与团队成员进行有效的项目管理沟通。
 
5、开始任何事情之前要计划
管理多个项目时,不应该留下太多风险机会。重要的是针对每种可能的情况提前制定成功的项目计划,以及制定应急计划以防万一。你必须为自己和团队设定合理的期望,这样才能在各方面取得成功。在不同任务之间来回切换,你和你的团队将耗尽脑力。因此,你必须在包含最小化工作量的计划中加入一些休息时间。
 
6、定期审查以调整计划
无论如何都坚持原计划没有意义。灵活性非常重要,这是高效的领导的必备。管理多个项目时,几个未知变量有时会改变整个前景。明智的做法是定期举行回顾会议,更新原计划,从而成功完成所有项目。
 
7、善于利用现代技术
现代化项目管理办公软件,例如织信Informat多项目管理软件,具备一次管理多个项目所需的所有功能。使用此软件,你可以轻松执行多个耗时任务,以更好的方式可视化项目。只需按一下按钮,你就能开展日常业务,跟踪团队的进度并做更多的事。
这使你有更多时间来完善计划,确保分配给你的每个项目都能成功完成。
 
下面以织信Informat为例,我们一起来看看项目管理工具到底能帮助我们做什么?
01. 计划与追踪,把控项目时间
你可通过织信Informat概览查询每个项目成员在单项目和其他项目的进度情况,还可及时查看具体状态问题,从而实现对团队成员的有效监督。而且,通过对关键时间点、关键项目成果验收来进行把控,将大目标分解成小目标来进行,这样就可以按照项目初始计划进行有效落实。每完成一个项目计划进度,系统就会进行绩效指数的统计和输出,从相关的数据里面就可以监控项目的进度和费用。
 
02. 及时发现问题,把握项目质量
在织信Informat中,通过设置与里程碑和实际应用规则的关系,及质量控制和验收的具体要求,在后续的追踪和收付点中根据规则把握好交付成果,可以把控项目的整体质量情况。此外,你和团队还可通过业务地图、业务情况概览、依赖管理等功能,追根溯源找到每个项目的完成情况、负责人、具体进度和问题,实现有效地监管和追踪。通过层层追踪,发现在项目推进的具体细节差错,马上处理,及时止损,从而把握好整体的项目质量。
 
03. 合理分配资源,把控项目成本
在费用控制上,织信Informat能根据项目的不同和每个项目流程情况,进行规则设置(自上而下&自下而上)初始预算,如在后续执行中超过预算,需进行审批和说明情况。在项目实行时,要及时追踪费用情况和与PMO层预算偏差,根据费用等标准来进行有效干预。现代企业经营,更加强调借助工具提高作业效率和精准度。
织信Informat项目管理解决方案具备项目管理所需的全面功能,其中PMO更是针对性地解决企业在面对多项目管理时的难题。利用好贴合现代项目管理思维的管理工具,能够全面帮助企业提升多项目管理绩效。
 
04. 织信项目管理功能快速一览
 
1、织信项目全生命周期管理
  • 特点1:自主掌控功能,可根据企业业务所需,增加,删减,选择需要的功能模块。
  • 特点2:广泛兼容对接,支持对接已有平台、系统、设备。
  • 特点3:一站式服务,一套织信平台就能解决企业项目管理的全部需求,并实现数据互通。
 
2、织信项目管理系统登陆方式
 
3.1、织信项目管理系统模块介绍:项目管理-计划
  • 项目体系分解项目组,主子项目
  • 项目文档与知识分享
  • 项目预算费用分解
  • 项目的人员,设备,材料计划
  • 工作逐级逐级拆分,排期
  • 项目成员责权区分,流程协同
  • 多系统数据联动
3.2、投标管理
  • 发起投标立项审批
  • 投标任务分配
  • 投标文档记录
  • 投标结果分析
  • 过程附件
  • 过程交流评论
  • 中标后跳转立项
3.3、项目建档
  • 主项目与子项目管理
  • 项目信息关联合同,人员,任务计划
  • 项目时间排期
  • 合同类别管理
  • 合同附件及评论
  • 合同关联收款计划
  • 自定义立项审批流程
3.4、任务计划
  • 任务逐级分解,匹配负责人,分配资源,制定执行日期
  • 根据任务时间以甘特图查看
  • 任务关联项目信息,资源分配,执行报告
3.5、预算计划
  • 根据项目编织预算方案
  • 同项目可设置多预算方案
  • 预算关联项目实际费用产出
  • 预算超出触发警告
  • 变更预算-审批预算流程建立
3.6、资源计划
  • 资源分类,人员,设备,材料
  • 资源计划关联项目与任务
  • 资源关联物料与设备星系信息,可通过二维码管理
  • 资源成本计算
 
4.1、 项目管理-执行监控
  • 项目综合监控看板
  • 任务执行跟踪
  • 质量检查列表,结果,问题归档
  • 人员,设备,材料,费用报销关联跟踪
  • 项目安全值设定与预警
4.2、项目看板
  • 单个项目纬度的经营分析
  • 工期倒计时设置
  • 项目预算消耗与单局数据统计
  • 项目执行数据统计
4.3、任务执行报告
  • 任务进度实时查询
  • 移动汇报执行报告,上报工时
  • 汇报时提交结果附件,照片,签名
  • 任务关联资源列表,同步人工,材料,设备产值
4.4、质量管理
  • 自定义质量检查
  • 自定义安全检查
  • 检查关联任务,检查项列表
  • 质检人员可移动端确认检查项目情况,上报检查结果
  • 质量问题生成整改任务进入任务计划
4.5、成本管理
  • 项目任务与报销,物料,设备成本单据关联
  • 员工报销/对公报销成本
  • 设备租赁成本
  • 消耗材料成本
  • 自定义费用管理流程
  • 超预算自动控制
4.6、变更与预警
  • 自定义更改项目内容申请流程
  • 合同,预算,计划记录,同步项目人员
  • 收款,付款,项目逾期,安全问题,可设定预警值
  • 超出安全预警后,将会在PC与移动端推送提醒
 
5.1、 项目管理-全局分析
  • 项目成本,利润,绩效分析
  • 项目资金,收付款分析
  • 项目积累经验共享
  • 知识与文档储存
5.2、项目分析
  • 多种数据报表可自定义
  • 整体项目的分析
  • 项目执行列表
  • 项目排行与趋势
  • 收入与支出结构
5.3、执行分析
  • 多种数据报表可自定义
  • 人员工时分析
  • 任务执行分析
  • 项目部门工时分析
5.4、知识文档
  • 目录分类,适应多种文档分类需求
  • 支持PPT、Word、Excel、PDF、TXT等多种文档格式的在线阅览
  • 根据项目总结,分析,沉淀项目知识
  • 智能搜索引擎,可在系统中通过关键字,直接搜索相关知识
 
6.1、 项目管理-企业驾驶舱(数据分析)
  • 各部门数据采集汇总
  • 根据时间维度同步数据
  • 根据数据生成报表与图示
6.2、织信报表
  • 多种报表方式,拖拽式操作,组合属于自己企业的驾驶舱
  • 数据及时推送、实时更新,随时随地查看企业发展情况
  • 数据分析结果,合理规划企业最佳发展路径,降低风险
  • 透明化信息流转,减少不必要的沟通,实现高效管理
 
7、 项目协同-人事管理
  • 从招聘到入职,培训,上岗,调离,离职全程录入系统,涵盖员工全职业生命周期
  • 请假、调休、加班工单告别纸质,线上审批记录
  • 支持导入数据或对接外部考勤打卡系统
  • 办公室,用车事务全部都可自定义进行建立管理
  • 关联项目列表,根据岗位定义绩效管理,对临时项目人员实现快进快出
 
8、项目协同-行政管理
  • 文档管理,可直接在线使用WPS编辑与查看文件
  • 车辆录入信息,申请车辆,安排车辆计划
  • 会议室状态展示,预约会议室,提前通知会议人员
  • 公司团建计划,生成活动信息,同步参与人员
  • 可根据企业所需自定义更多综合管理模块
 
9、项目协同-财务管理
  • 所有财务数据自动汇总、生成多维分析报表
  • 线上报销平台,为员工提供便捷的报销服务
  • 薪资结合考勤绩效,一键发放,工资条自动邮件
  • 记录销售、投标、项目、采购、过程中各种费用的发生情况,按照客户、员工和发票查看相关费用
  • 对全企业的大型资产进行统一管理
 
10、项目协同-采购管理
  • 对供应商信息进行统一登记,实现供应商线上精细化跟进
  • 采购的全流程跟踪,实时协作
  • 数据考核厂家交货期的准确率,优化产品供应链,监控采购风险
 
11、项目协同-销售管理
  • 制定企业营销管理计划,根据目标推进销售工作
  • 市场投放数据分析,提升销售线索质量
  • 多维度分类登记客户信息,用量化的方式对目标客户群进行等级的划分
  • 把握每个可能出问题的环节,关联订单,串联所有流程
  • 根据业务员能力限定跟进和服务客户数量,及时将没有跟进的客户放入“公海”从新分配
 
12、防疫管理
 
13、基石协作科技简介
基石协作科技专注于企业管理软件开发,致力于为企业提供企业管理软件等一体化解决方案,目前拥有着一支经验丰富和专业销售顾问团队,为客户提供专业化企业管理服务。
公司旗下产品织信Informat分别有客户管理CRM、项目管理PM、采购管理SRM、人力资源管理HCM、生产管理、财务管理、办公自动化OA、一体化信息化管理等系统。支持云端或本地化部署,并且可以高度定制化,是首个能自动打通的企业一体化管理平台。
发展至今,赢得了上千家不同领域客户的盛赞与推荐,10万+用户的选择,是500强企业(施耐德电气、吉利汽车)的首选平台,合作客户还涉及电信、医药、高科技制造、互联网、房地产、系统集成、金融、教育、设计、能源等等行业/领域,客户复购率超过70%。
 
14、结语:
合理并且有效地运用项目管理系统,不仅可以让我们工作高效地运行,还能最大程度保证团队目标的达成。我推荐用织信Informat,它内置100+应用demo,覆盖工程项目、研发项目、科研项目以及OA、ERP、MES、CRM、绩效、人事、财务、企业服务等多类应用场景,支持20W+数据并发处理,现申请注册,一键安装demo就能免费体验。是企业项目管理的最佳利器。
 

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