项目经理所需的 15 个项目管理工具和技术

项目管理工具和技巧让规划和管理任何类型的项目都变得更简单、更有效。这些工具和技巧在与项目管理软件结合使用时，可以帮助节省时间和减少成本。

本文将介绍关键的项目管理工具和技巧，对于任何项目经理来说，掌握这些工具和技巧至关重要，可以帮助他们有效地管理项目，确保项目顺利完成。下面将分别介绍这些工具和技巧。

1、甘特图

甘特图是一种极为重要的工具，因其多功能性而备受青睐。在项目的规划、安排和跟踪阶段都能派上用场。

使用甘特图可以轻松创建项目的时间线，只需在Worktile这类软件中添加任务和截止日期，就能自动生成交互式的项目计划。接下来，可以根据需要调整计划，并通过简单的点击和拖动操作来关联任务之间的依赖性。

通过Worktile链接任务依赖性，可以避免项目进度中的瓶颈或停滞。项目经理能够设置自动提醒，确保项目按时进展。团队成员更新任务状态时，任务和资源管理的相关信息会即时在Worktile上更新，保证团队成员之间的信息同步。

2、工作分解结构（WBS）

工作分解结构（WBS）和项目网络图是项目管理中的重要工具，帮助项目经理和团队更好地组织和理解项目。

工作分解结构（WBS）是一种把项目分解成更小、更容易管理的部分的方法。它按照可交付成果的方向对工作进行层次性分解。WBS通过图表形式展示，顶部是项目的最终产出，接着是导致这一成果的较大任务块，这些任务块进一步细分成更小的任务。这种方法非常流行，经常用于关键路径法（CPM）和项目评估审查技术（PERT）等项目管理技术中。

3、项目网络图

项目网络图以图形方式展示项目，描绘项目活动之间的相互作用。它由一系列箭头连接的方框组成，其中方框代表项目中的一个活动，箭头则表示活动之间的关系。

项目必须有明确的开始和结束，网络图的绘制方法有多种，但优先级图法（PDM）和箭头图法（ADM）最为常见。网络图帮助项目经理跟踪每个项目要素，简化了项目团队成员之间的共享和沟通，适用于需要图形化表示任务序列的多种项目管理技术。

4、看板

看板是一个视觉化的任务管理工具，包括一个板和一些可以移动的卡片，这些卡片代表着不同的活动。项目经理和团队成员用它来共同完成项目。通过使用看板，项目经理可以清楚地看到工作流程，分配任务，跟踪进度。各种团队，从市场营销到敏捷软件开发，都能利用看板来管理他们的工作流。看板也被用在像精益生产这样的方法中。

项目管理软件，如Worktile，使得看板的使用更加高效。它提供了一个可以与项目的其他视图同步更新的看板视图，让团队可以按照自己的方式工作。所有的更新都会即时反映在工具中，团队成员可以方便地管理待办事项和规划冲刺。这样的系统让管理者能够透明地看到可能的阻碍，并迅速调配资源，确保生产顺利进行。

看板还帮助团队成员可视化他们当天需要完成的任务，并把这些任务放在更大的任务背景中考虑。这限制了同时进行的工作量，平衡了工作流，避免了团队过度负荷。卡片可以按优先级排列，从而优化工作流。完成一项任务后，相应的卡片就会移动到下一列，团队成员接着开始做待办列表顶部的任务。

5、风险矩阵

风险矩阵是项目管理中另一个关键工具，每个项目经理都应该了解。这是一个简单的工具，用来评估项目潜在风险的可能性和严重性。这样，项目经理就可以对风险的影响进行图形化表示，为风险分配优先级，并制定应对策略。因此，在规划任何项目时，无论采用哪种项目管理方法，都应该使用风险矩阵、风险日志或其他风险管理工具。

项目经理需要了解多种类型的风险，包括战略风险、操作风险、财务风险、技术风险和外部风险。值得注意的是，并非所有风险都是负面的，有些风险可以被转化为项目的积极影响。

6、工时表

工时表是用来记录团队成员在一定时间内（通常按周或双周计算）工作的小时数，以确保他们得到相应的报酬。这不仅仅是为了便于支付工资，还用于项目管理中的控制环节，记录成员在特定任务上的工作时间，甚至可以追踪整个项目或针对特定客户的工作时间。

工时表的使用方式多种多样，包括纸质形式、电子表格和软件，有些在线工时表还能实时更新。不管使用哪种形式，工时表都对于支付工资、确保项目按时完成和控制预算至关重要。

7、项目仪表板

项目仪表板就像汽车上显示速度、油量和里程的仪表板一样，用于追踪项目的各种关键指标。它提供了一个平台，让你能够快速地了解项目的进展和表现。这是一个非常重要的工具，用于获取项目的高级数据或进行项目管理审计。通过将复杂的数据转换成易于理解的图表和图形，项目仪表板使信息变得更加易于消化。

仪表板能展示的数据包括与成本、任务相关的指标，或是反映项目整体状态的指标。它们还能显示工作量和其他资源管理相关的数据，是任何项目管理软件中不可或缺的功能。

8、项目报告

项目报告是用来记录和描述项目的整体情况或具体细节的文档。这些报告有很多种，每种都服务于不同的目的，但它们都为项目经理提供关于项目进度和表现的重要信息。

项目报告还是一种沟通工具，它不仅向项目经理传达项目的重要信息，还帮助项目经理向所有对项目成功感兴趣的利益相关者更新信息。

一些常见的项目报告类型包括状态报告、进度报告和工作量报告，这些报告对于资源管理非常重要。还有些报告关注风险评估、成本效益分析和项目的偏差分析。

9、敏捷项目管理

敏捷项目管理是一种以短周期（称为冲刺）迭代处理项目的方法。在每个冲刺开始时，会进行规划，通常借助任务列表和看板来实现。产品负责人提出工作需求，而开发团队决定在冲刺期间要完成的工作。

开发团队有权决定冲刺期间完成哪些工作，产品负责人则负责定义工作完成和批准的标准。Scrum Master作为Scrum框架的专家，负责决定冲刺的持续时间，并向Scrum团队提供包括积压工作、燃尽图和用户故事在内的各种信息。

10、PERT

PERT，即程序评估和审查技术，是一种用于估算项目时间的技术。这种方法对确保项目按时完成并控制预算非常关键。

PERT通过利用网络图和简单的统计方法来处理概率问题，它先利用工作分解结构（WBS）把项目任务细分为更具体的活动，然后把这些活动放到PERT图中来识别它们之间的相互依赖性。基于这些信息，就能绘制出一个显示活动及其依赖关系的网络图。

在这个网络图中，每个节点代表一个特定的事件，而箭头则表示活动，根据它们的顺序连接不同的事件。通过这种方式，可以计算出每项活动可能的最早开始时间和最晚开始时间，以及每项活动的松弛时间。

11、关键路径方法（CPM）

关键路径方法（CPM）是一种核心的项目管理技巧，它同样依赖于网络图、WBS和甘特图。CPM的目标是创建项目的时间线并确定所谓的关键路径——即项目中最长的活动序列。这条路径上的任务是项目成功的关键，有着最高的优先级。

通过识别这些任务，可以明确哪些任务是项目的关键，哪些任务可以有所延迟而不影响整个项目的进度。这些信息帮助项目经理确定完成项目所需的最短时间。虽然并非所有项目管理工具都能自动识别关键路径，但一些工具如Worktile可以通过一键操作简化这一过程。设定计划的基线后，还可以通过比较实际进度和计划工作量来确保项目按计划进行。

12、成本效益分析

成本效益分析是评估项目投资及其潜在回报的方法。这个分析帮助决定哪些项目值得投资，哪些则应该放弃。简单地将项目成本和其带来的商业价值（无论是直接收益还是机会）进行对比。

如果项目的收益超过其成本，那么这个项目值得追求；反之，则可能决定不启动以避免损失。这种技巧为组织决策提供了数据支持，使决策更加依据数据而非仅凭直觉。

13、挣值管理（EVM）

挣值管理（EVM）是一种在项目管理中用于结合进度、成本和范围来衡量项目性能的方法。它通过比较计划值和实际值来帮助预测未来，使项目经理能更有效地管理项目。

实施EVM时会用到工作分解结构（WBS）、甘特图和项目仪表板等工具。虽然预测未来永远不能百分之百准确，但研究表明，项目进行到20%时，EVM表现良好，常用于控制项目成本。

14、利益相关者分布图

利益相关者分布图是识别和管理对项目有既得利益且可能影响项目的人的一种方法。这个过程通过视觉化手段展示项目的利益相关者，并指导项目经理如何与他们交互，包括需要向哪些人提供什么信息以及何时提供。

利益相关者包括客户、用户、行业、市场、供应商和投资者等，分为内部和外部两大类。项目进度报告和信息更新可以通过项目仪表板和甘特图来向利益相关者进行通报。

15、可行性研究

可行性研究是评估项目是否可行、是否能成功完成的方法。

它涉及检查是否拥有完成项目所需的资源以及项目是否在财务上有利或有投资回报。这种研究通常在项目启动前的规划阶段进行，利用SWOT分析或项目风险评估等方法，考察市场机会、优缺点等因素。