多项目管理难在哪,多项目同时进行该如何做好进度管理?

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作者:织信低代码 发布时间:23-07-03 18:06 浏览量:2118
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最近,听到群里的项目经理吐槽,手上有10多个项目同时进行,工作起来手忙脚乱,杂乱无章,让他压力特别大。

对于项目经理来说,多项目并行推进的情况已是常态。从工作层面来说,不仅在各项目之间抢资源、资源冲突、资源分配不合理的情况,面对繁杂的工作很难保质保量。因此,对于项目的所有参与干系人来说,多项目的管理与执行更具挑战。

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多项目管理,难在哪?

我们对多项目管理过程中,项目管理人员常遇到的棘手难题进行了总结,大致可以分为三个:

1、项目进度管理难

多项目同时运行时,项目经理手上的项目变多,对每个项目进度的管理和监控也没有那么迅速,很难及时发现进度延误的风险。对于项目执行人员来说,工作任务和时间安排也很饱和,如果团队工作效率不高,容易延误整个项目的进度。

2、企业资源分配难

同时进行多个项目时,合理资源分配一直是一个难题。因资源有限,项目之间会出现资源交叉和重合的情况,如何做好资源分配和调整,如何对有交叉项目的组员进行排期等,都是多项目运行过程中会产生的问题。

3、团队沟通协作难

有效地沟通是项目取得成功的必要条件。在项目组内、外部环境建立起沟通渠道,快速准确的传递信息,达到各成员的协调一致;使项目成员明确各自的职责,是项目经理的重要工作。多项目管理过程中,需要沟通的事项和人员更多,从而也增加了沟通和协作方面的难度。

 

多项目同时进行如何做好进度管理?

一、把握高效项目管理的几个要点:

1、明确且达成共识的项目目标

确保项目的每项工作都是在为实现这个目标贡献。

2、精细化的任务分解

要点是每个子任务时间不要超过一周,明确的子任务目标、时间点、交付物。

3、有时间保障且有能力执行的资源分配

有些项目虽然分配了资源,但是不能保障资源的有效投入,这个是项目不能推进的非常重要的原因。

4、每日检查、每周检查项目进展和提交物

如何高效开小组会的问题在知乎上能找到,建议看看。

5、根据检查情况调整任务目标、资源、进度,并修改计划

这个很考验项目经理的水平。

 

二、具备一定的硬件条件:

1、规范化和流程化

为每项工作制定规范(第一次建立比较痛苦,但是一旦建立了有效的流程和规范,对将来复制成功的项目有很大的好处,能提高工作效率和降低资源能力的门槛)。尤其要注意设计、测试和配置管理的配合,文档手册工作及早入手。

2、按照配置管理规范

从硬件平台、配置管理上保证项目团队能有效协作,减少人工干预环节。

 

三、具备一定的软件条件:

1、有效沟通

确保每个人听明白了自己的任务是什么。尤其是新进的人,往往怕丢面子在没听明白要求的情况下硬着头皮做。

2、能力培训

对不能胜任的人提供辅导和培训。不要把任务分配给没有能力完成的人,团队的成员如果拿到不能胜任的工作,容易磨洋工,也感受不到成就感,所以安排合适的任务给合适的人非常重要。

多项目管理很重要的是如何保证资源的有效投入,在项目团队中,一人跨多个项目的情况一定不要多,否则项目效率会低下。

多项目同时进行还要分清项目的主次,抓住每个项目目前阶段的要点和最大的风险,提前想清楚应对措施。

 

四、从项目成员角度分析

对于项目团队成员来讲,如果同时有多个项目并行,要学会管理自己的时间

比如软件开发类的多项目并行,每个项目所处阶段可能不尽相同,有的在需求阶段,有的在设计阶段,有的已经提交了测试在修改BUG,有的在维护代码,总的来讲就是掌握自己的生物钟,规律工作时间,分配合适的工作。

1、掌握好自己一天的生物钟

什么时间是最有创造性,什么时间最有效率,什么时候容易疲劳,然后把工作分配好。

2、把连片、效率高的时间留给处于设计阶段的项目

因为设计阶段思路连贯性很重要,被打断之后再重新捡起来比较困难,要保证这段时间能够集中精力不被打扰。

3、每天固定的时间来修改BUG、维护代码

修改BUG需要和测试交流,尽可能选择有些疲劳容易被打断的时间来做这事,比如下午4点之后下班之前。

4、下班前10-30分钟通常是会议时间

5、不要相信你的记忆力

把做完的工作一个一个记下来,如果可能,记下来你当时的考虑。

比如同时有两个设计活在做,经常需要切换思路,很容易出错,写下来每个要点,在切换到另一个工作时快速浏览下之前都做了什么。这个对琐碎和跳跃性的工作很管用,比如代码维护。

6、思考不同的项目有没有共性。

如果有共性,提炼出可复用的部分,独立成可复用模块。

7、工作分优先级

按重要且紧急的、紧急的、重要的、排排序,如何排序根据任务情况自己考虑定,总之,80%的时间应该做重要的事情,20%的时间来做其他或者紧急的事,别本末倒置了。

最后,项目进度的控制,判断事情的重要与否还要看对项目整体的贡献,而非对个人自身是否重要,所以又回到开头的那句:确保项目的每项工作都是在为实现这个目标贡献。

8、善于利用工具

市面上有很多项目管理工具只适用于特定行业,使用门槛高、成本高、缺乏灵活性等。也有人用表格管理项目,但也存在局限性,无法方便地任务流转,需要使用函数和条件格式。

今天和大家分享新功能织信项目管理,优势:通过低代码开发灵活定制,在线访问无需下载,使用门槛低,不挑行业,各个项目都可以灵活使用。管理者一览全盘进度,项目成员实时同步任务,通过不同视图把控进度、定位问题、按时交付。劣势:无现成模版,需定制使用。

01、多人多事好协调,轻松搞定不争吵

很多人借助即时聊天工具,指派任务和沟通项目进度,长此以往,造成信息凌乱分散,不好追踪管理。织信项目管理,支持在线协同,通过分享链接,邀请团队成员加入;管理者创建任务,指定协作成员,让任务安排更加明晰。将反复的即时沟通变成有效率的任务指派,进度追踪。

02、复杂项目简单化,记录信息更全面

织信项目管理通过任务分解,把复杂的项目,变成可执行的任务列表,可视化监控任务进度。支持根据不同的项目情况,自定义设置字段,包括文本、数字、选项、协作人、日期等数据类型,项目情况一目了然。

03、视图筛选,一目了然

织信项目管理支持增加多个视图,快速切换查看不同维度的项目信息。根据需要,设置筛选条件,并可保存为个人视图,不影响团队其他成员。还提供像是便利贴墙的看板,可以依据进度或分组排列,清楚地呈现出整个项目的结构,一下子把琐碎事情变得井然有序。

如果是一段周期比较长的任务,需要持续更新进度。织信项目管理还支持甘特图展示,让项目进度汇报更有说服力。

04、如何用织信项目管理

右上角:申请试用-电话回访-开通体验

甘特图项目管理工具

 


 

内容拓展:

多项目管理的必学经验

多项目管理已是发展趋势,但不成熟的项目管理环境,给项目管理人员带来不少困扰。那么,有没有合适的方法,能将项目管理人从目前的困境中解救出来呢?下面分别从项目经理和项目执行者的角度出发,分享一些经验方法:

一、从项目经理角度出发

项目经理是项目管理过程中的一个灵魂人物,不仅制定要科学的项目计划、实时有效的管理监控,更需要做好项目资源的合理分配。因此,具备扎实的项目管理知识外,还需要借力一些高效的工具:

1. 拓展专业维度

想做好项目管理,项目经理需要具备“万金油”式的能力,不仅要掌握项目管理类知识,同时也要掌握技术、产品等专业知识。学习只是掌握项目管理知识的路径,想要达到融会贯通,始终要在实践中获得。希望下列方法能给大家带来启发:

  • 搜集与提炼有用信息。从繁杂的信息中搜集并提炼有用信息,充实资料库。
  • 思考与总结。
  • 实践。将理论知识运用到项目中,进行实际操作。
  • 内化运用。以总结、复盘等方式,将项目经验进行内化,从而达到熟练运用。

2、建立项目全局观

项目经理是项目成功的一个关键因素,最主要的工作是推动项目的顺利进行,因此必须建立好项目全局观。

一般来说项目管理的具体思路是,将整个项目切割成“启动-规划-执行-监控-收尾”5个过程,每个过程组又有独立的工作模块,继而在各个环节、事件中,以“启动-规划-执行-监控-收尾”步骤开展工作,并不断循环。如果不清楚项目管理的思路,等于没有项目管理全局观,自然也没有办法很好的完成工作。

3、培养风险管理意识

风险管理意识不是一个能迅速养成的能力,至少需要3-5年的职业浸润。当我们积累了足够的案例,同时思维模型通过训练得到强化后,才能识别项目过程中可能存在风险,并设计程序去控制风险。因此,总结和复盘以往项目,积累经验充实案例库,注重培养项目逻辑思维能力,对于培养风险管理意识十分必要。

4、借力于项目管理工具

除了扎实的项目管理能力,项目经理可以借力于项目管理工具,从而达到事半功倍的效果,以完美应对多项目同时进行带来的难题。

项目管理工具的运用,不仅可以提高团队的生产力和效率,并且为组织应对高影响项目带来的变化做好了准备。为了使项目达到最佳状态,项目经理可以利用针对业务智能的分析、业务需求、变更管理和项目管理以及大量表单和模板的工具。用最适合的工具集,处理分析、需求、变更和跟踪项目进展,将帮助项目经理以最佳的状态做好执行任务。

 

二、从执行者角度出发

多项目同时进行,对于项目成员来说,将接收到更多的任务,并且横跨多个项目。要想保证每个任务都按时完成,提高工作效率非常重要。项目执行者可以通过以下途径,达到提高工作效率的目的:

1、提高沟通效率

积极沟通、及时反馈和高效落地在项目管理过程极为重要。但实际项目管理中,的确存在很多棘手的问题,人员多,部门多,沟通起来也确实存在难度。实际工作中,项目管理人要花费大量时间,和客户沟通需求、与组员沟通方案,因此,学会沟通技巧、不仅可以提升沟通效率,还能节省时间。

2、学会总结和思考

不同的项目之间有没有共性?有无能够重复使用的材料或经验?总结项目有效信息并加以利用,能够少走弯路。

3、合理利用资源

项目工作强调团队协作和配合,工作中合理利用企业资源和人脉,能够提高工作效率和项目成功率。

多项目同时进行已是项目管理的必然发展趋势,面对复杂多变的项目需求,项目经理一定要重视项目管理能力和素养的培养。以上为个人看法,如果大家有不同观点,欢迎留言讨论。

 

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