从事项目管理的朋友们,是如何有效管理项目进度的?

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作者:织信 发布时间:22-03-29 17:17 浏览量:757
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织信企业级低代码开发平台
提供表单、流程、仪表盘、API等功能,非IT用户可通过设计表单来收集数据,设计流程来进行业务协作,使用仪表盘来进行数据分析与展示,IT用户可通过API集成第三方系统平台数据。
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现在,很多小团队在项目管理中遇到的问题。虽然管理人员计划了工期,任务也安排下去了,但进度一直很慢,去问的话又说,干了活,尽了力,然后又是一顿扯皮,最终不得不延期,还得挨一顿骂。

为什么会出现这样的情况呢?我们来抽丝剥茧,分析一下是什么原因。

1、成员工作进度不透明,做没做事,做了多少事,不清楚;

2、缺乏对同类项目经验的沉淀,工作量、工期估算错误;

3、开会开的很多,但是每次问题反馈都只是憋一点,所以问题解决也是一点点解决。

我们再根据这些问题来做对应的解决方案:

监控项目进度:

首先,使用项目管理工具将项目任务进行分解,执行到个人,有效推进,如有停滞卡顿的地方,立马进行沟通反馈,快速解决问题,全数据管控客户、项目、人员、物资等项目相关信息。


及时把控风险
每个项目结束后都进行总结复盘,并将项目总结、分析和经验通过文档的形式,上传至管理系统,沉淀项目知识,实现项目经验快捷复用,通过知识管理系统降低项目风险;同时,项目管理还要在系统设置预算、需求变更、工期预警,如有超过要马上进行调整,需要提前分析项目预期风险,及时做出应对方案。


项目利润强控制
通过管理工具制作项目收支结构,建立项目测算模型,为日后项目价格评估提供参考,全生命周期管控项目的人力、时间、物资、额外支出等费用,以降低项目成本提升利润。


及时沟通
每天进行项目进度晨会,记录每个项目的汇报、会议、记工等记录,及时提出问题,及时解决,保证项目的准时交付,同时,可以通过汇报进度来敦促每位成员工作的推进,快速进行各类流程的申请与审批,有条不紊地管理多个项目。

综上所述,拥有一个项目管理工具很重要,可以将项目任务可视化,看板化,任务关联相关人员,你只需要通过看板就可以知道每个项目的截止日期,以及每个项目里的每位成员的工作进度,如有卡顿问题,及时反应解决问题,有效推进项目进度,那作为项目管理经理的你就可以轻轻松松管理多个项目了~

在项目管理方面,我推荐我们的织信项目管理系统:织信系统采用低代码开发模式,具有无需代码人人皆可搭建的系统,所以企业从客户跟踪到项目投标、立项、计划、执行、监控、验收,根据自己公司项目管理需求自主搭建流程,即使项目经理也可轻松上手,系统模块功能随需随加,无需开发人员现场支持,也可快速更新。

 

织信项目管理软件功能一览:

1、项目管理-计划

项目计划是项目产生和运行的基础,是实施期间进行管理的前提和依据。而项目计划需要确定的方向如下:确定项目交付日期、编制项目实现目标、列出行业环境因素、分解项目成多个可交付任务、确定项目资源。

 

织信项目管理系统将项目体系分解主子项目组;建立项目文档,项目知识共享;项目预算费用逐级分解;分别项目的人员、设备、材料计划,将工作逐级逐级拆分和排期;区分并责权项目成员,实现整个项目的流程协同;通过API接口,实现多系统数据联动,一屏展示所有数据。

而织信可以作为一款项目管理软件辅助项目经理进行决策,「项目立项列表」中可直观设定项目进展状态,包括项目类型、预算、完工时间、相关负责人……;每个「项目立项列表」中实时更新里程碑情况、任务情况、工作报告、质量巡检、验收情况、项目结项、工时投入、物资采购、报销借款等信息,快速掌握项目概况,合理分配人力资源和时间管控。

 

任务计划

在任务计划模块,织信将项目任务逐级分解,匹配负责人,分配资源,制定执行日期,任务关联项目信息,资源分配,执行报告,企业可以根据任务时间通过甘特图形式查看。

预算计划

在该模块,企业可以根据项目编织预算方案,同项目也可以设置多预算方案,而这些预算关联项目实际费用产出,如果预算超出就会触发警告,并发送提醒通知;也可以建立变更预算-审批预算等流程,实现预算的灵活管理。

资源计划

根据项目重要性,将资源按照人员、设备、材料等分类管理;将资源计划关联项目任务、物料与设备星系信息,设备与物料可通过二维码管理,在项目结束后以此计算资源成本。

 

2、项目管理-立项

投标管理方面,企业可以发起投标立项审批,分配投标任务,记录保存投标文档,添加过程文档,分析投标结果,记录过程交流评论,中标后跳转立项,实现投标的全周期管理。对项目的计划拆解的越细代表对项目的把控能力越高,途中遇到风险的概率也就越低。

项目建档

企业可以将项目分为主项目与子项目分级管理,将项目信息关联合同、人员、任务计划,项目任务责任个人和物品;接到项目后,根据现有项目进度和人员情况,对新项目进行时间排期。

而在合同方面,企业也可以将合同分类别管理,上传合同附件及评论,并关联收款计划,进行自定义立项审批流程,有效提升合同保存的安全性。

 

3、项目管理:执行和监控

建立项目综合监控看板,可进行任务执行跟踪,质量检查列表、结果、问题归档,关联跟踪人员、设备、材料、费用报销,设置项目安全值设定与预警等,当出现报警及时发送通知。

这部分占项目经理主观决策较多,而项目管理软件能辅助的只有任务情况的反馈,例如,当任务的实际完成耗时与计划相比出现偏差时,管理者就要为项目采取措施给予调整。

织信为此搭建的「项目看板」就可以解决这个问题,成员每完成一项子任务或规定期限已到时,应当填入自己为此任务所消耗的工时,当完成任务耗时更短时,可以调整预期任务用时;当期限内无法完成任务时,可以调整时间或变更合适的人选来执行。

此外,企业可以通过项目看板模块进行单个项目纬度的经营分析,设置工期倒计时,统计项目预算消耗与单局数据,统计项目执行数据,企业经营情况一目了然。

任务执行报告

创建任务执行报告,企业就可以实时查询任务进度,移动汇报执行报告,上报工时,汇报时提交结果附件、照片、签名,任务关联资源列表,同步人工、材料、设备产值,有效敦促任务进度。

质量管理

在质量模块,企业可以自定义质量检查和安全检查,并将检查关联任务,检查项列表,质检人员可移动端确认检查项目情况,上报检查结果,随时随地上报项目质量,并将问题生成整改任务进入任务计划,以提升日后项目的交付质量。

成本管理

成本管理方面,企业可以将项目任务与报销、物料、设备成本单据关联,管理员工报销/对公报销、设备租赁、消耗材料等成本,还可以自定义费创建用管理流程,匹配企业的工作流环节,设置超预算自动控制,如有超出就会发送通知至相关人员。

变更与预警

在项目交付过程中,总会有变更,在织信项目管理系统,企业也可以自定义更改项目内容申请流程,并将合同、预算、计划记录等内容同步至项目相关人员;同时,设置收款、付款、项目逾期、安全问题预警值,超出安全预警后,将会在PC与移动端推送提醒。

 

4、项目管理:项目分析

结项后的回顾与总结目的在于为日后的项目管理积累经验。 当项目完成后,整理后的项目信息有一个可视化的呈现,以便供成员和管理者有一个深入的了解,并进行复盘。结项复盘主要分为两个方面:

  • 一方面是对整个项目的计划、组织、执行情况、进度、质量、成本进行评估;
  • 另一方面是评估各个任务中执行成员的完成情况,指出执行过程中的不足并进行反思。

织信项目管理软件具备数据运算能力,能更直观高效地精细化核算项目情况,为便利整个复盘环节,织信可以根据企业需求,针对项目中成本、成交量、质量、数量等不同维度的指标自行设定生成可视化报表,且10种图表视图可供选择,维度灵活且开发快速。

项目分析

通过仪表盘设置自定义多种数据报表,分析所有整体项,查看项目执行列表、项目排行与趋势、收入与支出结构等,可了解公司项目的优良情况。

执行分析

根据以往经验,通过自定义多种数据报表,分析人员工时与项目部门工时,最终得出任务执行能否执行以及执行时间时长等。

5、项目管理-企业驾驶舱

数据分析

在企业驾驶舱,企业可以做到可以采集汇总各部门数据,并根据时间维度同步数据,生成报表与图示,以此进行多维度数据的分析。

织信报表

企业还可以通过多种报表方式,拖拽式操作,组合属于自己企业的驾驶舱,数据及时推送、实时更新,随时随地查看企业发展情况;根据数据分析结果,合理规划企业最佳发展路径,降低风险;企业信息透明化流转,减少不必要的沟通,实现高效管理。

以上就是织信项目软件的全生命周期管理功能模块,但是,织信除了以上罗列的功能外,还能做的功能有很多,支持自定义拓展模块,支持企业自主配置(如:客户、人事、财务、绩效、销售、运营、客服等等),是项目管理的得力助手。

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