什么是项目管理中的变更控制？

在项目中，变化是不可避免的，它们可能是无法预测的，如天气延误、生病等，或者是由项目干系人提出的。这些变化可能会对项目的进度和预算产生影响，因此必须进行管理和分析，以确定是否接受或拒绝。如果接受变更，则需要采取适当的变更控制程序来响应，以确保项目能够保持在正确的轨道上，且不超出预算。

变更控制是一项用于管理可能影响项目基线的所有变更请求的过程，它的核心目标是确保不会随意地更改项目中不需要改变的部分，从而避免浪费宝贵的时间和资源。

什么是变更控制？

变更控制是一种方法，用于管理可能影响项目基线（即项目的原始计划）的所有变更请求。从变更被首次识别的那一刻起，这个过程可以在项目的整个生命周期的每个阶段捕捉并处理变更。这个过程包括对变更请求的评估，然后决定批准、拒绝或推迟它。

变更控制的核心目标是确保不会随意更改项目中不需要更改的内容，以避免无故干扰项目进度和浪费时间及资源。一旦变更被批准，就会进行适当的记录，作为更大的变更管理计划的一部分。

变更控制的关键要素

以下是构建项目管理变更控制框架的一些关键元素：

• 变更控制委员会：这个小组由项目团队的代表组成，负责审查和批准或不批准变更请求。一旦批准，这些请求可以成为正式的变更命令。
• 变更请求：这是项目中对某个变更的正式提议。它详细解释了要进行哪些变更，以及为何需要这些变更。这些请求可以由项目的内部或外部利益相关方提出。
• 变更命令：变更控制委员会批准变更请求后，董事会和客户或利益相关者将签署变更命令，作为双方同意修改最初合同中规定的条件的协议。
• 变更日志：变更日志是一种用于记录项目计划或任何合同所做的所有变更的管理工具。对项目经理来说，这是一项必备工具。

变更请求的作用

变更请求通常是触发变更控制过程的启动因素。这些请求可能来自多种源头，例如利益相关者可能要求添加新功能；执行阶段中可能发现了缺陷需要修复；或者可能需要进行升级等。无论变更的来源如何，变更控制过程都会评估其价值，并确定如何可行地实施这些变更。不同的行业可能会有不同的变更管理程序，例如，建筑公司可能会使用特定的表格来更改建筑项目的范围。

执行良好的变更控制有哪些好处？

当项目中需要做出大或小的变更决策时，项目经理需要有一个相关的过程来判断这些变更是否值得努力去实现，以及如何管理变更以确保它们不会对项目的进度和成本产生负面影响。

有效管理变更对于确保项目按时和预算完成是非常重要的，此外，变更控制还有一些意外的好处。首先，它可以增强团队协作。变更过程中团队需要共同努力弄清楚如何响应变更请求，这种团队协作可以提高整个项目的生产力。

通过变更控制，团队不仅能更好地协同工作，而且其积极效应还能提高整体效率。允许团队更多地参与变更控制可以让他们变得更擅长快速解决问题，这不仅有助于自然的变更过程，还会使团队在所有职责上更加有效。

不仅团队能从良好的变更控制中受益，管理者也同样得益。变更控制能在项目的规划阶段提醒项目经理，使他们开始考虑变更及如何更好地响应它们，项目经理可以从变更控制经验中学习，并在未来项目的规划中提前设置更多的保障措施。

变更控制流程的5个步骤

通过了解变更控制的5个阶段及其需要的内容，可以确保你的项目和组织能够获益并避免不良变更控制过程的陷阱。

1、提出变更

首先要做的是识别变更，这可能来自项目团队中的任何人、利益相关者甚至客户，必须为这些建议开放渠道。变更提案将描述变更及其如何有利于项目或组织，如果有其他变更原因，请在变更请求表上概述，然后将其添加到变更日志中。

2、总结影响

变更被提出后，项目经理必须在项目的整体背景下对其进行评估。他们需要考虑变更将如何影响多个方面，如成本、法律或法规限制、时间表、资源需求等。项目经理还需要考虑变更可能对其他项目和整个业务的影响，以及是否会引入新的风险或问题。对所有这些因素进行充分评估后，项目经理将推荐批准或拒绝变更。

3、做出决策

尽管项目经理会提出变更的建议，但最终的决策权可能在其他人手中。项目经理将向有决策权的人或团队提出他们的调查结果，然后决策者将做出决定。决定可能是接受变更、接受变更但有注释和条件、拒绝变更或推迟变更，这意味着变更不会立即执行，而是将在未来某个时候进一步审议。

4、实施变更

如果变更未获批准，项目将维持现状。如果变更被接受，则进入规划阶段。这一阶段包括制定行动计划和时间表，其中包括起始和结束日期，所有这些必须得到项目利益相关者的批准。在变更计划中应包括一个回归测试，以防变更在执行过程中出现问题，导致项目必须恢复到原始计划。变更计划完成后，通常还会进行事后审查，以评估整个过程中的失误和成功，有助于从经验中学习，并可用于未来类似项目或变更的参考。

5、结束

这是变更控制计划的最后阶段，这一阶段请求变更的人需要监督最终的交付物，确保其符合他们的期望和需求。一旦确认满意，请求变更的人将签署变更，表明他们对结果的接受。结束阶段还包括完成任何未完成的文书工作，例如整理和完成变更日志等。所有相关文档都应存档供将来参考。

变更控制流程示例

让我们看一下项目中的一个假设性变更，并通过变更控制流程的五个步骤来了解它。以粉刷房屋为例，客户提出将原先约定的白色油漆改为浅绿色。

1. 在与施工项目经理的会议中，项目经理记录下这一变更，并创建变更提案来详细描述这个请求。
2. 施工团队需要调查这一颜色变更将对整个项目产生何种影响，例如是否已经购买了白色油漆，绿色油漆是否更昂贵等。
3. 项目经理基于研究的结果做出决定，如果这个变更会对预算产生影响，那么还需要与客户进一步协商和确认。
4. 在所有相关方达成一致后，变更开始执行，购买新油漆并将其应用于施工。
5. 客户检查油漆工作并批准任何与成本有关的变更，从而正式结束了整个变更控制流程。